Strefa wiedzy
Między prewencją a windykacją, czyli zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie
Miarą sukcesu w biznesie jest nie tylko posiadanie dobrego produktu lub usługi oraz licznej grupy klientów, ale przede wszystkim skuteczne zarządzanie należnościami, które pozwala utrzymać płynność finansową. Zdolność do regulowania krótkoterminowych zobowiązań wobec kontrahentów, dostawców, pracowników oraz terminowe płacenie podatków to „być albo nie być” każdego przedsiębiorcy. Biznesy upadają nie dlatego, że nie są zyskowne, ale właśnie dlatego, że tracą płynność finansową.
Brak zapłaty za sprzedany towar lub wykonaną usługę nie jest rzadkością w polskiej gospodarce. Jak wynika z najnowszej dostępnej edycji badania „Portfel należności polskich przedsiębiorstw” z października 2019 r., przeprowadzonego przez Krajowy Rejestr Długów BIG SA oraz Związek Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce aż 89% firm zmaga się z tym problemem. Jakie zatem środki zaradcze może wdrożyć przedsiębiorca? Po pierwsze, uświadomić wszystkim pracownikom związanym z pozyskiwaniem i obsługą klientów, jak ważne dla firmy są działania ograniczające możliwość wystąpienia strat. Po drugie, nadać zarządzaniu należnościami wysoki priorytet, co będzie miało odzwierciedlenie w konkretnych zasadach postępowania.
Zarządzanie należnościami jako ogół działań zmierzających do minimalizowania strat wynikłych z nierzetelności kontrahentów opiera się na trzech filarach: prewencji, monitoringu oraz windykacji. Stosowanie tych działań łącznie pozwala utrzymać dobrą kondycję finansową firmy.
Prewencja
Działania prewencyjne doskonale wpisują się w powiedzenie „Lepiej zapobiegać niż leczyć”. W każdym przedsiębiorstwie należy dążyć do wypracowania stałych procedur, które pozwolą ocenić kondycję finansową każdego nowego partnera, ale także kontrolować tych obecnych. W biznesie należy stosować zasadę ograniczonego zaufania. Oczywiście nie istnieją działania, które nie są obarczone ryzykiem, ale można je minimalizować poprzez zdobywanie informacji. Do dyspozycji mamy cały szereg możliwości. Pierwszym krokiem powinno być zawsze sprawdzenie aktualnych zapisów w ogólnodostępnych bazach danych, tj. Krajowym Rejestrze Sądowym, Bazie REGON czy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dane w nich zawarte potwierdzają istnienie danej firmy. Można się z nich dowiedzieć także o reprezentacji podmiotu, czyli kto może w jego imieniu podpisywać najważniejsze umowy i inne zobowiązania. Możemy również ustalić, czy dana firma posiada zadłużenie wobec kontrahentów. Tutaj z pomocą przychodzą m.in. biura informacji gospodarczej (np. Krajowy Rejestr Długów) lub wywiadownie gospodarcze, w których można zamówić kompleksowy raport. Przydatne informacje można również pozyskać w Internecie – wszelkiego rodzaju opinie, które należy jednak poddać weryfikacji. Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że ich potencjalny kontrahent może się zniechęcić do współpracy ze względu na procedurę weryfikacyjną. Jednak rzetelny partner doceni fakt, że nawiązuje współpracę z odpowiedzialnym przedsiębiorcą, który szacuje ryzyko przy wykorzystaniu różnych narzędzi.
Monitoring
Monitoring to nadal działania prewencyjne, ale dotyczą już sytuacji, w której nawiązaliśmy współpracę z danym partnerem, a termin płatności za towar lub usługę ma dopiero nastąpić. Na tym etapie należy zadbać, aby kontrahent dowiedział się, że ma do czynienia z firmą, która skrupulatnie pilnuje swoich należności. W dłuższej perspektywie może to pozytywnie wpłynąć na dyscyplinę płatniczą wśród pozostałych klientów. Wszystkie narzędzia stosowane w monitoringu należności mają w łagodny sposób poinformować kontrahenta o zbliżającym się terminie płatności lub jego upływie. Wykorzystywane są tu standardowe kanały komunikacji – telefon, SMS, e-mail oraz monity. Monitoring nie jest tożsamy z działaniami windykacyjnymi, gdyż następują one dopiero po przekroczeniu przez klienta wyznaczonego terminu zapłaty. Główną zaletą monitoringu należności jest identyfikowanie i kontrolowanie zagrożonych płatności oraz motywowanie do ich spłaty. Stałe przypominanie o płatności za wystawioną fakturę owocuje poprawą szybkości spłat. Dlatego w firmie warto wdrożyć w formie procedury to rozwiązanie. Z powodzeniem można też cały proces zlecić na zewnątrz – w tym przypadku z pomocą przychodzą firmy windykacyjne, które posiadają odpowiednie rozwiązania technologiczne umożliwiające sprawne prowadzenie monitoringu dużej liczby faktur.
Windykacja
Działania windykacyjne dotyczą sytuacji, w której mimo upływu terminu płatności klient nie uregulował należności, a co gorsze… nie wiemy, kiedy to zrobi. Windykację dzielimy na polubowną oraz sądową. Pierwszy rodzaj to próby dojścia do porozumienia z dłużnikiem na drodze dialogu i często przy wzajemnych ustępstwach, a drugi to działania z wykorzystaniem instytucji państwowych (sąd, komornik).
Przedsiębiorca, który ma do czynienia z nierzetelnym kontrahentem może wybrać działania na własną rękę lub skorzystać z profesjonalnej pomocy firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Niezależnie od wybranej drogi trzeba mieć na uwadze jedną ważną prawidłowość: im szybciej wierzyciel rozpocznie dochodzenie należności, tym większa szansa na pomyślny finał. Rozpoczęcie windykacji polubownej po kilku miesiącach od upływu terminu płatności, może poważnie utrudnić lub uniemożliwić odzyskanie należnych środków. Tutaj czas działa na niekorzyść strony poszkodowanej.
Decydując się na samodzielne działania windykacyjne należy trzymać się żelaznej zasady – konsekwencji. Brak systematycznego upominania się, ciągłego kontaktu oraz odpowiednich procedur po stronie wierzyciela utwierdza tylko dłużnika w poczuciu bezkarności. Druga strona może dojść do przekonania, że może uda się nie zapłacić lub zrobić to po bardzo długim czasie. W wielu przedsiębiorstwach zdarza się, że windykacją zajmują się działy, które mają zupełnie inne kompetencje np. księgowość lub sprzedaż. Pracownicy, którzy nie mają odpowiedniego przeszkolenia oraz predyspozycji mogą nie sprostać wyzwaniu, jakim jest prowadzenie negocjacji w sprawie spłaty zadłużenia. Poza tym jest to zawsze dodatkowy obowiązek i np. dobry handlowiec nie zawsze spełni się w roli windykatora.
Współpraca z firmą windykacyjną w zakresie dochodzenia należności może okazać się w przypadku wielu przedsiębiorców bardzo korzystna. Po pierwsze, przekazujemy sprawy w ręce ekspertów, którzy doskonale znają uwarunkowania prawne oraz są specjalistami od prowadzenia negocjacji. Po drugie, zlecając windykację na zewnątrz przedsiębiorca nie musi ponosić nakładów na własne działania windykacyjne. Przykładowo oferta Kaczmarski Inkasso nie zakłada żadnych opłat za przyjęcie zlecenia, a jedynie opłatę od sukcesu – czyli prowizję od realnie odzyskanych należności dla klienta. Ale nawet ten koszt może zostać zwrócony wierzycielowi, ponieważ firma świadczy usługę dochodzenia od dłużnika poniesionych kosztów windykacji – umożliwiają to odpowiednie rozwiązania prawne.
Zarządzanie należnościami jako ogół działań zmierzających do minimalizowania strat wynikłych z nierzetelności kontrahentów opiera się na trzech filarach: prewencji, monitoringu oraz windykacji. Stosowanie tych działań łącznie pozwala utrzymać dobrą kondycję finansową firmy.
Prewencja
Działania prewencyjne doskonale wpisują się w powiedzenie „Lepiej zapobiegać niż leczyć”. W każdym przedsiębiorstwie należy dążyć do wypracowania stałych procedur, które pozwolą ocenić kondycję finansową każdego nowego partnera, ale także kontrolować tych obecnych. W biznesie należy stosować zasadę ograniczonego zaufania. Oczywiście nie istnieją działania, które nie są obarczone ryzykiem, ale można je minimalizować poprzez zdobywanie informacji. Do dyspozycji mamy cały szereg możliwości. Pierwszym krokiem powinno być zawsze sprawdzenie aktualnych zapisów w ogólnodostępnych bazach danych, tj. Krajowym Rejestrze Sądowym, Bazie REGON czy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dane w nich zawarte potwierdzają istnienie danej firmy. Można się z nich dowiedzieć także o reprezentacji podmiotu, czyli kto może w jego imieniu podpisywać najważniejsze umowy i inne zobowiązania. Możemy również ustalić, czy dana firma posiada zadłużenie wobec kontrahentów. Tutaj z pomocą przychodzą m.in. biura informacji gospodarczej (np. Krajowy Rejestr Długów) lub wywiadownie gospodarcze, w których można zamówić kompleksowy raport. Przydatne informacje można również pozyskać w Internecie – wszelkiego rodzaju opinie, które należy jednak poddać weryfikacji. Niektórzy przedsiębiorcy obawiają się, że ich potencjalny kontrahent może się zniechęcić do współpracy ze względu na procedurę weryfikacyjną. Jednak rzetelny partner doceni fakt, że nawiązuje współpracę z odpowiedzialnym przedsiębiorcą, który szacuje ryzyko przy wykorzystaniu różnych narzędzi.
Monitoring
Monitoring to nadal działania prewencyjne, ale dotyczą już sytuacji, w której nawiązaliśmy współpracę z danym partnerem, a termin płatności za towar lub usługę ma dopiero nastąpić. Na tym etapie należy zadbać, aby kontrahent dowiedział się, że ma do czynienia z firmą, która skrupulatnie pilnuje swoich należności. W dłuższej perspektywie może to pozytywnie wpłynąć na dyscyplinę płatniczą wśród pozostałych klientów. Wszystkie narzędzia stosowane w monitoringu należności mają w łagodny sposób poinformować kontrahenta o zbliżającym się terminie płatności lub jego upływie. Wykorzystywane są tu standardowe kanały komunikacji – telefon, SMS, e-mail oraz monity. Monitoring nie jest tożsamy z działaniami windykacyjnymi, gdyż następują one dopiero po przekroczeniu przez klienta wyznaczonego terminu zapłaty. Główną zaletą monitoringu należności jest identyfikowanie i kontrolowanie zagrożonych płatności oraz motywowanie do ich spłaty. Stałe przypominanie o płatności za wystawioną fakturę owocuje poprawą szybkości spłat. Dlatego w firmie warto wdrożyć w formie procedury to rozwiązanie. Z powodzeniem można też cały proces zlecić na zewnątrz – w tym przypadku z pomocą przychodzą firmy windykacyjne, które posiadają odpowiednie rozwiązania technologiczne umożliwiające sprawne prowadzenie monitoringu dużej liczby faktur.
Windykacja
Działania windykacyjne dotyczą sytuacji, w której mimo upływu terminu płatności klient nie uregulował należności, a co gorsze… nie wiemy, kiedy to zrobi. Windykację dzielimy na polubowną oraz sądową. Pierwszy rodzaj to próby dojścia do porozumienia z dłużnikiem na drodze dialogu i często przy wzajemnych ustępstwach, a drugi to działania z wykorzystaniem instytucji państwowych (sąd, komornik).
Przedsiębiorca, który ma do czynienia z nierzetelnym kontrahentem może wybrać działania na własną rękę lub skorzystać z profesjonalnej pomocy firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Niezależnie od wybranej drogi trzeba mieć na uwadze jedną ważną prawidłowość: im szybciej wierzyciel rozpocznie dochodzenie należności, tym większa szansa na pomyślny finał. Rozpoczęcie windykacji polubownej po kilku miesiącach od upływu terminu płatności, może poważnie utrudnić lub uniemożliwić odzyskanie należnych środków. Tutaj czas działa na niekorzyść strony poszkodowanej.
Decydując się na samodzielne działania windykacyjne należy trzymać się żelaznej zasady – konsekwencji. Brak systematycznego upominania się, ciągłego kontaktu oraz odpowiednich procedur po stronie wierzyciela utwierdza tylko dłużnika w poczuciu bezkarności. Druga strona może dojść do przekonania, że może uda się nie zapłacić lub zrobić to po bardzo długim czasie. W wielu przedsiębiorstwach zdarza się, że windykacją zajmują się działy, które mają zupełnie inne kompetencje np. księgowość lub sprzedaż. Pracownicy, którzy nie mają odpowiedniego przeszkolenia oraz predyspozycji mogą nie sprostać wyzwaniu, jakim jest prowadzenie negocjacji w sprawie spłaty zadłużenia. Poza tym jest to zawsze dodatkowy obowiązek i np. dobry handlowiec nie zawsze spełni się w roli windykatora.
Współpraca z firmą windykacyjną w zakresie dochodzenia należności może okazać się w przypadku wielu przedsiębiorców bardzo korzystna. Po pierwsze, przekazujemy sprawy w ręce ekspertów, którzy doskonale znają uwarunkowania prawne oraz są specjalistami od prowadzenia negocjacji. Po drugie, zlecając windykację na zewnątrz przedsiębiorca nie musi ponosić nakładów na własne działania windykacyjne. Przykładowo oferta Kaczmarski Inkasso nie zakłada żadnych opłat za przyjęcie zlecenia, a jedynie opłatę od sukcesu – czyli prowizję od realnie odzyskanych należności dla klienta. Ale nawet ten koszt może zostać zwrócony wierzycielowi, ponieważ firma świadczy usługę dochodzenia od dłużnika poniesionych kosztów windykacji – umożliwiają to odpowiednie rozwiązania prawne.