Strefa wiedzy

Przedsiębiorcy coraz lepiej oceniają windykację. 62 proc. tych, którzy znają minimum jedną firmę świadczącą takie usługi, uważa, że pozwala ona odzyskać pieniądze szybciej niż sąd, 69 proc. – że zwiększa szansę na odzyskanie długu, a 48 proc. – że nie musi psuć relacji z kontrahentem. W ciągu trzech lat oceny te wzrosły odpowiednio o 15, 12 i 11 pkt proc. Badanie Kaczmarski Inkasso „Postrzeganie firm windykacyjnych 2026” w zestawieniu z jego wcześniejszą edycją z 2023 r. pokazuje, że obecnie biznes mocniej docenia skuteczność windykacji w odzyskiwaniu należności.

Aż 74 proc. firm, którym kontrahenci wcześniej zapłacili z dużym opóźnieniem, nadal sprzedawało im towary i usługi z odroczonym terminem płatności. U 85 proc. z nich przynajmniej część partnerów ponownie rozliczyło się znacznie po terminie – wynika z najnowszego badania „Czy dłużnik to jeszcze klient”, przeprowadzonego na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso. Przedsiębiorcy dają więc dłużnikom drugą szansę, choć ryzyko kłopotów z zapłatą jest duże.

Dłużnik nie odbiera telefonu, nie odpowiada na e-maile i ignoruje kolejne przypomnienia o płatności. Dla wierzyciela brak kontaktu bywa frustrujący, ale nie oznacza, że musi zrezygnować z dochodzenia należności. Najważniejsze jest uporządkowanie dokumentów, zachowanie dowodów prób kontaktu i szybkie przejście od nieformalnych przypomnień do działań, które realnie zwiększają szansę na odzyskanie pieniędzy.

„Musiałam zapłacić za leczenie psów”, „Czekam na premię świąteczną”, „To dzieci naklikały usługi”, „Nikt nie zadzwonił i nie przypomniał” – z takimi tłumaczeniami dłużników spotykają się na co dzień negocjatorzy firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso. Niektóre mają jedynie odsunąć spłatę w czasie. Za innymi stoją poważne problemy: choroba, utrata pracy czy konieczność opieki nad bliską osobą. Zadaniem negocjatora nie jest ocenianie dłużnika, ale ustalenie, czy będzie on gotowy na ułożenie planu spłaty i jego realizację.

Windykator to osoba, która działa w imieniu wierzyciela albo firmy windykacyjnej i pomaga odzyskać należność od dłużnika. Jego zadaniem jest przede wszystkim kontakt z dłużnikiem, wyjaśnienie sprawy, przypomnienie o obowiązku zapłaty, negocjowanie terminu spłaty albo ustalenie rat. Windykator prowadzi działania polubowne, czyli takie, które mają doprowadzić do dobrowolnego uregulowania długu.

Weksel to papier wartościowy, w którym wystawca zobowiązuje się do bezwarunkowej zapłaty określonej sumy pieniędzy na rzecz wskazanej osoby lub firmy. Przedsiębiorcy wykorzystują go przede wszystkim jako zabezpieczenie zapłaty, np. przy dużych kontraktach, sprzedaży z odroczonym terminem płatności, pożyczkach, dostawach towaru albo umowach, w których ryzyko braku zapłaty jest większe niż zwykle. Weksel nie gwarantuje, że dłużnik automatycznie zapłaci. Wzmacnia jednak pozycję wierzyciela, bo prawidłowo wypełniony dokument jest podstawą dochodzenia roszczenia w postępowaniu nakazowym. Trzeba jednak dopilnować formalności. Brak jednego ważnego elementu, błędne wypełnienie weksla in blanco albo utrata oryginału dokumentu utrudnią odzyskanie pieniędzy.

Wierzyciel to osoba, firma albo inny podmiot, który żąda od dłużnika spełnienia świadczenia. Może chodzić o zapłatę faktury, zwrot pożyczki, zapłatę czynszu, wydanie rzeczy, wykonanie usługi albo zaniechanie określonego działania. Dłużnik jest drugą stroną tej relacji – ma obowiązek świadczenie spełnić. Wierzycielem możesz zostać wtedy, gdy ktoś ma wobec Ciebie obowiązek wynikający z umowy, faktury, pożyczki, najmu, orzeczenia sądu albo przepisów prawa. Jeżeli dłużnik nie płaci w terminie, wierzyciel może przypomnieć o płatności, wysłać wezwanie do zapłaty, naliczyć odsetki, rozpocząć windykację polubowną, a w razie potrzeby skierować sprawę do sądu.

Dłużnik w końcu zapłacił fakturę, pożyczkę albo inną należność, ale zrobił to po terminie. Na konto wpłynęła kwota główna, a odsetek za opóźnienie nadal nie ma. Wierzyciel często zastanawia się wtedy, czy sprawa jest już zamknięta, czy nadal może domagać się zapłaty dodatkowej kwoty. Odpowiedź brzmi: co do zasady możesz dochodzić odsetek, jeśli dłużnik spóźnił się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego. Trzeba jednak sprawdzić, jak rozliczyć wpłatę, czy dłużnik wskazał tytuł przelewu, czy wierzyciel potwierdził sposób zaliczenia pieniędzy i czy odsetki nie są przedawnione. Poniżej wyjaśniamy, co zrobić krok po kroku.

Samochód dla przedstawiciela handlowego, maszyna produkcyjna, sprzęt IT, wyposażenie gabinetu albo urządzenie dla ekipy budowlanej – firma często potrzebuje narzędzi do pracy szybciej niż jej właściciel jest w stanie odłożyć pełną kwotę na zakup. Leasing pozwala korzystać z rzeczy przez określony czas i płacić za nie w ratach, bez angażowania całej gotówki od razu.

Gdy klient budzi wątpliwości, firmy coraz rzadziej działają w ciemno. Z badania „Typowy dłużnik”, przeprowadzonego na zlecenie Kaczmarski Inkasso, wynika, że prawie 70 proc. przedsiębiorców podejmuje dodatkowe kroki, aby sprawdzić kontrahenta. 80 proc. przynajmniej czasami rezygnuje ze współpracy z obawy o uzyskanie płatności, a jeśli mimo ryzyka decyduje się na kontrakt, najczęściej żąda zaliczki lub przedpłaty. Najbardziej uporządkowaną i konsekwentną w weryfikacji klientów jest branża produkcyjna.

Nieopłacona faktura to nie tylko problem z odzyskaniem kwoty głównej. W wielu przypadkach możesz doliczyć także odsetki za opóźnienie, a przy transakcjach handlowych stawka jest wyraźnie wyższa niż w zwykłych relacjach cywilnych. Kluczowe jest jednak poprawne ustalenie: od kiedy liczyć opóźnienie, jaką stawkę zastosować i od jakiej kwoty naliczać odsetki. Dopiero wtedy wyliczenie ma sens i może stać się realnym elementem dochodzenia należności.

Gdy kontrahent nie płaci na czas, wiele firm staje przed tym samym pytaniem – działać od razu czy jeszcze czekać? Zwykle nie pomaga, bo z czasem maleją szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy, a rośnie ryzyko utraty płynności. Dlatego windykacja polubowna jest dla wielu przedsiębiorców pierwszym i najbardziej naturalnym krokiem. Jej celem nie jest eskalacja konfliktu, ale doprowadzenie do spłaty zadłużenia możliwie szybko, z wykorzystaniem negocjacji, kontaktu z dłużnikiem i narzędzi, które pomagają zamknąć sprawę bez wchodzenia na drogę sądową.