Czym zwłoka różni się od opóźnienia?

Jaka jest różnica między opóźnieniem a zwłoką?

Opóźnienie to sytuacja, w której coś nie jest wykonane lub dostarczone w ustalonym terminie. O opóźnieniu mówić można w kontekście wielu różnych dziedzin życia – dotyczy zarówno płatności, jak i np. dostawy towarów czy realizacja usług. Przykładowo, jeśli firma nie ureguluje faktury dostawcy na czas, to jest to opóźnienie płatności. Można o nim mówić również w sytuacji, gdy zamówienie internetowe nie zostało dostarczone w przewidywanym terminie.

Zwłoka to z kolei rodzaj opóźnienia, który wynika z zaniedbań lub braku staranności. Jak często podkreślają prawnicy, to kwalifikowana postać opóźnienia. Oznacza to, że osoba lub firma, która miała wykonać zadanie w określonym czasie lub zrealizować określoną płatność, celowo opóźnia wywiązanie się z tego obowiązku. Przykładowo, o zwłoce można mówić, gdy dostawca nie dostarcza zamówienia na czas, mimo że miał wystarczająco dużo czasu i zasobów, by tego obowiązku dopełnić. Dotyczy to również płatności za zrealizowane usługi czy dostarczone towary – ze zwłoką mamy do czynienia w sytuacji, gdy zamawiający nie wywiązuje się z obowiązku w ustalonym terminie lub, w przypadku braku oznaczonego terminu, niezwłocznie po wezwaniu otrzymanym od wierzyciela.

Czy zwłokę trzeba udowodnić?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wierzyciel nie ma obowiązku udowodnienia przed sądem, że niewywiązanie się przez dłużnika z obowiązku nie jest spowodowane siłą wyższą i tym samym należy uznać je za zaniedbanie. Wierzyciel stwierdza jedynie fakt, że termin wykonania zobowiązania bezskutecznie upłynął.

Kodeks cywilny zwłokę dłużnika w art. 476 definiuje następująco:

„Dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

Orzecznictwo w tym kontekście jasno wskazuje, że nie dotrzymując ustalonych terminów, dłużnik pozostaje w zwłoce. Jeśli twierdzi, że sytuacja ta nie jest spowodowana jego złą wolą i chce uniknąć konsekwencji prawnych z tym związanych, ma obowiązek wykazać okoliczności, które pozwolą uznać domniemaną zwłokę za opóźnienie.

Jakie konsekwencje niosą ze sobą opóźnienie i zwłoka dla dłużnika?

Zarówno opóźnienie, jak i zwłoka może rodzić poważne konsekwencje dla wszystkich zaangażowanych stron. Jakie? Wiele zależy od przedmiotu i rodzaju umowy, a także czasu, o jaki wydłużyła się realizacja ustalonych w umowie obowiązków. Oczywiste jest, że sytuacja taka stawia w niekorzystnym świetle dłużnika i to przede wszystkim on powinien spodziewać się określonych konsekwencji prawnych. Takich jak m.in.:

Kary umowne

W przypadku zwłoki lub opóźnienia, dłużnik może być zobowiązany do zapłaty kary umownej, która została określona w umowie. Kara ta bywa narzucona w celu zrekompensowania wierzycielowi strat, jakie poniósł z powodu opóźnienia.

Kodeks cywilny wskazuje w art. 481, że „jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociaż nie poniósł żadnej szkody i opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”. W tym samym artykule znaleźć można również zapis o wysokości odsetek za opóźnienie: „jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych. Jednak gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy”.

Jakich konsekwencji dłużnik powinien się spodziewać w przypadku zwłoki? Przytoczony już artykuł kodeksu cywilnego wskazuje, że „w razie zwłoki dłużnika wierzyciel może nadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych”. Konsekwencje finansowe w przypadku zwłoki mogą więc być znacznie bardziej dotkliwe i obejmować chociażby koszty przechowywania towarów lub utrzymania projektu w czasie trwania zwłoki.

Utrata zaufania i reputacji

Zwłoka lub opóźnienie często prowadzą do utraty zaufania wierzyciela. To może wpływać na długoterminowe relacje biznesowe, a w skrajnych przypadkach doprowadzić nawet do definitywnego zakończenia współpracy.

Sankcje prawne

W niektórych przypadkach, jeśli zwłoka jest poważna lub powtarza się, wierzyciel może podjąć działania prawne przeciwko dłużnikowi, takie jak chociażby odstąpienie od umowy.

Konsekwencje zwłoki i opóźnienia dla wierzyciela

Brak terminowego wywiązania się dłużnika z obowiązków jest trudny również dla wierzyciela. W efekcie opóźnienia lub zwłoki ze strony kontrahenta może on napotkać różne trudności, w tym m.in.:

Straty finansowe

Zwłoka może prowadzić do istotnych strat finansowych, tj. utraty przychodów z opóźnionych płatności lub dodatkowych kosztów związanych z zarządzaniem konsekwencjami opóźnienia.

Utrzymanie bieżącej płynności finansowej to jedno z największych wyzwań dla przedsiębiorców. Zadanie to istotnie utrudnia odroczony termin płatności (w wielu branżach stanowiący wręcz standard), a tym bardziej wszelkiego rodzaju opóźnienia. Konieczność sięgania po obcy kapitał, by móc wypłacić wynagrodzenia pracownikom czy zakupić niezbędne do produkcji materiały, generuje dodatkowe koszty, a w efekcie niekorzystnie odbija się na wyniku finansowym podmiotu.

Możliwe przerwy w działalności

Opóźnienie może prowadzić do przerw w działalności wierzyciela, zwłaszcza jeśli jest uzależnione od terminowego otrzymania towarów lub realizacji usług przez druga stronę kontraktu. Może to prowadzić do przestoju w produkcji, braku dostępności produktów dla klientów, a w konsekwencji do mniej lub bardziej poważnego naruszenia pozycji konkurencyjnej firmy.

Konieczność szukania alternatywnych rozwiązań

W przypadku opóźnień w dostawach lub braku możliwości kontynuowania rozpoczętych projektów, wierzyciel może być zmuszony do szukania alternatywnych dostawców lub wykonawców, co wymaga czasu, wiąże się z dodatkowymi kosztami i rodzi szereg trudności organizacyjnych.

Zwłoka i opóźnienie – jak zabezpieczyć swoje interesy?

Biorąc pod uwagę powagę możliwych konsekwencji, a także fakt, że etyka płatnicza Polaków pozostawia wiele do życzenia, przedsiębiorcy powinni dbać o to, by właściwie zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami ewentualnych opóźnień. Jakie działania warto rozważyć?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to przede wszystkim starannie wybieraj kontrahentów – sprawdzaj referencje, historię dostaw lub wykonania innych projektów. To pomoże uniknąć opóźnień spowodowanych przez nieuczciwych lub niekompetentnych kontrahentów. W umowie zawrzyj klarowne terminy i warunki dostawy towarów lub wykonania usług. Uwzględnij terminy dostawy, płatności, postępy projektu itp. Dzięki temu i Ty, i Twój kontrahent będziecie mieć jasne oczekiwania i zyskacie możliwość monitorowania postępów. Jeśli to możliwe, w harmonogramie uwzględnij czas na ewentualne problemy, takie jak opóźnienia w dostawie materiałów lub problemy techniczne. Pozwoli to zminimalizować ewentualne skutki opóźnień.

Przygotowując umowę, nie zapominaj o uwzględnieniu klauzuli dotyczącej kar umownych w przypadku opóźnień. Kara umowna może skutecznie motywować kontrahenta do terminowej realizacji umowy, a Tobie zrekompensować ewentualne straty wynikające z opóźnień.