Druga szansa dla klienta po niezapłaconej fakturze - 54 procent firm zmienia zasady współpracy

W kontaktach handlowych faktura z terminem zapłaty za 14, 30 czy 60 dni jest formą kredytu. Sprzedawca za własne pieniądze kupuje towar, opłaca pracowników, transport i podatki, a potem czeka, aż druga strona ureguluje należność. Gdy klient się spóźnia, problem nie kończy się na księgowości. Może przełożyć się na to, czy firma będzie miała za co wykonać następne zlecenia.

Sprzedaż tak, ale na nowych zasadach

Z badania „Czy dłużnik to jeszcze klient”, zrealizowanego na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w III kwartale 2026 r., wynika, że przedsiębiorcy nie zawsze automatycznie skreślają spóźnialskiego kontrahenta. Ci, którzy doświadczyli znacznego opóźnienia w ciągu ostatniego 1,5 roku, a mimo to kontynuowali współpracę, najczęściej wymagali opłacenia poprzedniej faktury przed kolejnym zamówieniem. Taką zasadę wprowadziło 40 proc. badanych. 32 proc. zaczęło pobierać zaliczkę przy nowej transakcji, 28 proc. poinformowało kontrahenta, że następne opóźnienie skończy się przekazaniem sprawy do windykacji, a 25 proc. rozłożyło płatność na raty. Co 5. firma skróciła termin odroczonej płatności.

– Niekorzystne jest to, że 46 procent firm, które dały kontrahentowi drugą szansę po znacznym opóźnieniu płatności, nie zmieniło żadnych warunków współpracy. Dla części przedsiębiorców utrata klienta oznaczałaby spadek przychodów, konieczność szukania nowego odbiorcy albo przerwę w produkcji czy usługach, więc chęć utrzymania relacji jest zrozumiała. Ale dalsza sprzedaż bez zabezpieczeń może powiększyć zaległość i przenieść problem płatniczy na wierzyciela. Druga szansa nie powinna oznaczać powrotu do starych reguł – zauważa Jakub Kostecki, wiceprezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

To ważne, bo w obrocie gospodarczym wiarygodność płatnicza decyduje o tym, czy firma może normalnie kupować, zamawiać i korzystać z odroczonego terminu zapłaty. Pokazuje to badanie „Informacja gospodarcza w decyzjach firm i konsumentów”, przeprowadzone przez IMAS International na zlecenie Krajowego Rejestru Długów w lipcu 2026 r. 49 proc. przedstawicieli firm uważa, że wpis do rejestru dłużników oznacza utratę wiarygodności i dobrego imienia, a 39 proc. wskazuje na ryzyko odmowy sprzedaży produktów lub usług z odroczonym terminem płatności. W praktyce problemy z regulowaniem faktur mogą więc ograniczyć dostęp nie tylko do kredytu bankowego, ale też do zwykłego kredytu kupieckiego u dostawców.

– W sprzedaży z odroczonym terminem płatności firma nie tylko sprzedaje towar lub usługę, ale także finansuje kontrahenta. Jeśli płatność wpływa po terminie, spada faktyczna rentowność transakcji. Pieniądze są zamrożone, rośnie koszt obsługi własnych zobowiązań, a część marży zaczyna pokrywać ryzyko kredytowe klienta. Dlatego po opóźnieniu przedsiębiorca powinien przekalkulować relację od nowa: jaki limit może bezpiecznie utrzymać, na jak długo może oddać kapitał i czy dalsza sprzedaż nadal zarabia, czy tylko poprawia obrót na papierze. To szczególnie ważne przy niskich marżach – mówi Emanuel Nowak, ekspert firmy faktoringowej NFG.

Kwota zaległości też ma znaczenie

Finansowa kalkulacja zaczyna się od pytania, jak dużą zaległość firma jest jeszcze w stanie zaakceptować bez narażania własnej płynności. Tolerancja na wysokość zaległej faktury jest ograniczona, choć trudno mówić o jednej granicy dla wszystkich firm. Te, które miały do czynienia z nieterminowymi płatnościami, najczęściej wskazywały próg maksymalnie 5 tys. zł – tak odpowiedziało 28 proc. badanych. Jednocześnie 22 proc. dopuściłoby dalszą współpracę przy zaległości do 10 tys. zł, a łącznie 32 proc. wskazało progi powyżej 10 tys. zł. Ostrożniejsze są firmy bez takich doświadczeń: co trzecia wskazała maksymalnie 5 tys. zł, a niespełna 15 proc. – 10 tys. zł.

– Opóźniona faktura to dla przedsiębiorcy sygnał ostrzegawczy. Nie zawsze musi oznaczać koniec relacji handlowej, bo klienta trudno zastąpić z dnia na dzień. Ale po takim zdarzeniu nie można udawać, że nic się nie stało. Trzeba sprawdzić, czy był to incydent, czy głębszy problem: jak wyglądała wcześniejsza współpraca, czy kontrahent odbiera telefon, czy sam proponuje spłatę i czy jest gotów przyjąć nowe warunki – wyjaśnia Jakub Kostecki.

Jak odzyskać zaufanie po opóźnieniu

Badanie pokazuje też, co musiałoby się wydarzyć, aby firma ponownie rozważyła współpracę z kontrahentem po znacznym opóźnieniu płatności.

Najważniejszym warunkiem jest uregulowanie zaległych faktur – wskazuje na to 62 proc. przedsiębiorców. 54 proc. oczekiwałoby zgody na dodatkowe zabezpieczenia, a 36 proc. szczegółowego wyjaśnienia, dlaczego płatność nie została uregulowana w terminie. 16 proc. wymagałoby mniejszych limitów zamówień. Tylko 9 proc. badanych uważa, że po takim zdarzeniu nie ma już żadnej możliwości dalszej współpracy.

– Druga szansa ma sens wtedy, gdy nie jest pustą obietnicą. Dłużnik powinien pokazać, że traktuje sprawę poważnie: spłacić zaległość, wyjaśnić powód opóźnienia i zgodzić się na warunki, które chronią wierzyciela. W przeciwnym razie firma nie daje drugiej szansy, tylko finansuje kolejną fakturę z nadzieją, że tym razem jakoś się uda – podsumowuje Jakub Kostecki.

Badanie „Czy dłużnik to jeszcze klient” zostało przeprowadzone przez IMAS International na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w sierpniu 2026 r. metodą CAWI na reprezentatywnej próbie 506 przedsiębiorstw z sektora MŚP wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności, wśród osób decyzyjnych: właścicieli firm, członków zarządów oraz osób na stanowiskach kierowniczych.