Jak wybrać najlepszą firmę windykacyjną do odzyskiwania należności

W skrócie: dobra firma windykacyjna powinna mieć doświadczenie, jasno opisywać swoją pracę, działać zgodnie z prawem i dobrymi praktykami, mieć zaplecze prawne, przejrzysty model rozliczeń oraz zapewniać klientowi dostęp do informacji o postępie sprawy. Sama niska prowizja nie wystarczy, jeśli za ofertą nie idą skuteczność, komunikacja i odpowiedzialny sposób kontaktu z dłużnikiem.

Innych działań potrzebuje przedsiębiorca z jedną niezapłaconą fakturą, a innych spółka z dużym portfelem wierzytelności. Odmiennie prowadzi się też sprawę świeżą, długo przeterminowaną i zagraniczną. Dlatego pytanie „Jaka jest najlepsza firma windykacyjna?” warto rozumieć jako: „Jaka firma najlepiej poradzi sobie z moją sprawą?”.

Windykacja polubowna – dialog pomaga odzyskać pieniądze

W relacjach między firmami pierwszym krokiem jest zwykle windykacja polubowna. Negocjator kontaktuje się z kontrahentem, ustala przyczyny braku płatności i dąży do zapłaty albo ustalenia harmonogramu spłat.

Dobrze prowadzona windykacja nie polega na presji za wszelką cenę. Jeśli dłużnikiem jest ważny kontrahent, liczy się także sposób rozmowy i zachowanie szansy na dalszą współpracę. Gdy działania polubowne nie wystarczą, potrzebna może być droga sądowa i egzekucyjna. Dlatego zanim zlecisz należność do odzyskania, sprawdź od razu zaplecze prawne firmy windykacyjnej, tzn. czy współpracuje blisko z kancelarią, która specjalizuje się w obsłudze takich spraw. Gdy rozmowy z dłużnikiem nie przynoszą efektu, sprawa może wymagać szybkiego przygotowania do postępowania sądowego lub egzekucyjnego.

Jak wybrać firmę windykacyjną? Najważniejsze kryteria

1. Doświadczenie i know-how

Sprawdź, od kiedy firma działa, jakie branże obsługuje i czy ma praktykę zarówno w pojedynczych sprawach B2B, jak i dużych portfelach należności. Doświadczenie powinno oznaczać praktyczną wiedzę: ocenę szans na spłatę, dobór sposobu kontaktu, umiejętność negocjacji i wskazanie właściwego momentu na ewentualne dalsze kroki, czyli np. przekazanie sprawy do sądu.

2. Przejrzyste metody działania

Przed podpisaniem umowy powinieneś wiedzieć, co firma zrobi po przyjęciu zlecenia. Czy będzie się kontaktować z dłużnikiem telefonicznie i pisemnie? Czy prowadzi negocjacje terenowe? Czy współpracuje z biurem informacji gospodarczej, gdzie można dopisać niesolidnego klienta do rejestru dłużników? Kiedy rekomenduje skierowanie sprawy do sądu?

Uważaj na oferty, które sprowadzają się do hasła „Odzyskamy pieniądze”, ale nie wyjaśniają, jakie działania zostaną podjęte, w jakiej kolejności i na jakich zasadach.

3. Etyka i poszanowanie relacji z kontrahentem

Firma windykacyjna reprezentuje wierzyciela w kontakcie z jego klientem, dlatego jej sposób działania wpływa także na wizerunek zlecającego. Windykacja powinna być stanowcza, ale zgodna z prawem i dobrymi praktykami.

Warto sprawdzić, czy firma ma procedurę reklamacyjną i należy do uznanej organizacji branżowej, np. Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce, a także czy posiada Certyfikat Etyczny ZPF. Nie zastępuje to własnej oceny, ale daje dodatkową informację o standardach, według których firma prowadzi kontakt z osobami zadłużonymi i klientami biznesowymi.

4. Wyszkoleni negocjatorzy i prawnicy

Negocjator powinien umieć rozpoznać, czy opóźnienie wynika z przejściowego problemu, sporu czy unikania płatności i dobrać sposób rozmowy do sytuacji. Ważne jest też zaplecze prawne, które pozwala ocenić kolejne możliwe działania.

5. Jasna umowa i kontakt z firmą

Przeczytaj umowę i ogólne warunki usług. Sprawdź sposób naliczania prowizji, moment powstania obowiązku zapłaty, zakres pełnomocnictwa, zasady zakończenia współpracy i przekazywania odzyskanych pieniędzy.

Dowiedz się także, jak wygląda obsługa: czy otrzymasz opiekuna, gdzie zgłasza się pytania, jak szybko dostaniesz odpowiedź i co dzieje się w przypadku częściowej spłaty długu.

6. Success fee – liczy się nie tylko procent

W modelu success fee wynagrodzenie jest płatne tylko wtedy, gdy firma windykacyjna odzyska pieniądze dla klienta. To proste i czytelne rozwiązanie, ale porównując oferty, nie warto patrzeć wyłącznie na procent prowizji.

Różnice w stawkach mogą wynikać z wieku i wartości długu, liczby spraw, sytuacji kontrahenta, kraju prowadzenia windykacji czy zakresu działań. Niższa prowizja nie zawsze oznacza lepszy wynik, jeśli firma odzyskuje mniej należności albo oferuje węższy zakres działań.

Pytaj więc nie tylko „Ile wynosi prowizja?”, ale też „Co obejmuje i kiedy ją zapłacę?”.

7. Panel klienta z dostępem 24/7

Dobrym standardem jest panel online, w którym można przekazać sprawę, sprawdzić jej status i śledzić postęp działań. Przy dużym portfelu to praktycznie niezbędne, ale przy jednej fakturze również oszczędza czas.

8. Skuteczność potwierdzona danymi

Hasło „Wysoka skuteczność” powinno mieć pokrycie w danych. Zapytaj, jak firma ją liczy: według liczby spraw zakończonych spłatą, odzyskanej wartości czy wyników dla konkretnego typu portfela.

Porównaj podobne przypadki. Świeża faktura od aktywnej firmy daje inne możliwości odzyskania należności niż kilkuletni dług wobec kontrahenta z problemami finansowymi. Rzetelna firma nie powinna gwarantować wyniku bez wcześniejszej analizy.

9. Szeroki zakres usług i klientów

Dobra firma windykacyjna powinna umieć dopasować działania do konkretnej sytuacji. Sprawdź, czy obsługuje pojedyncze faktury i duże pakiety, MŚP i korporacje, należności świeże i długo przeterminowane, sprawy krajowe i zagraniczne poprzez windykację polubowną i dalszą obsługę sądową.

Znaczenie ma także standard obsługi. Mały przedsiębiorca z jedną fakturą powinien otrzymać jasną informację i profesjonalne wsparcie niezależnie od wartości zlecenia.

10. Rzetelność jeszcze przed podpisaniem umowy

Pierwszy kontakt dużo mówi o późniejszej współpracy. Dobra firma zaczyna od pytań o należność, dokumenty, termin płatności, wcześniejsze próby kontaktu z dłużnikiem i sytuację kontrahenta, a nie od obietnicy pewnego sukcesu.

Warto wybrać podmiot, który przed startem potrafi bezpłatnie przeanalizować podstawowe informacje o sprawie, pomóc przygotować dokumenty i omówić możliwe scenariusze. Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie windykacja polubowna, czasem szybkie przygotowanie sprawy do sądu, a czasem odstąpienie od działań, których koszt byłby nieproporcjonalny do szans na odzyskanie pieniędzy.

Sygnały ostrzegawcze przed współpracą

Ostrożność powinny wzbudzić gwarancje stuprocentowej skuteczności, obietnice odzyskania pieniędzy bez analizy sprawy, brak jasnych zasad prowizji, niechęć do pokazania umowy i ogólnych warunków usług oraz brak informacji o metodach działania.

Profesjonalna firma nie zna z góry zachowania dłużnika. Może za to pokazać proces, doświadczenie, wyniki i możliwe dalsze kroki.

Czy windykacja oznacza koniec relacji z kontrahentem?

Nie musi. Dobrze prowadzona windykacja polubowna może uporządkować relacje: jasno wskazać zaległość, ustalić termin spłaty i oddzielić problem z płatnością od dalszej współpracy.

Jeśli zależy Ci na utrzymaniu klienta, powiedz o tym przed rozpoczęciem działań. Inaczej powinno się rozmawiać z wieloletnim partnerem, który pierwszy raz ma problem z płatnością, a inaczej z firmą, która unika kontaktu i ponownie nie dotrzymuje terminu.

Czy warto kierować się opiniami w internecie?

Tak, ale nie warto kierować się samą średnią oceną. Firma windykacyjna działa między wierzycielem a dłużnikiem, więc opinie obu grup opisują zupełnie inne doświadczenia. To naturalne, że część recenzji pochodzi od zadłużonych osób i firm, które nie są zadowolone z konieczności spłaty zobowiązania.

Czytaj treść recenzji i sprawdzaj, kto ją wystawił oraz czego dotyczy. Przy wyborze firmy do odzyskiwania należności większą wagę warto przyłożyć do referencji klientów biznesowych, opisów współpracy B2B, danych o skuteczności, standardów etycznych i przejrzystości procesu niż do samej liczby gwiazdek.

Dlaczego warto rozpocząć współpracę z Kaczmarski Inkasso?

Kaczmarski Inkasso działa od ponad 30 lat i obsługuje zarówno małe i średnie firmy, jak i duże podmioty z masowymi portfelami wierzytelności. Prowadzi windykację polubowną i monitoring należności, a klientom udostępnia narzędzie WinGO.pl do przekazywania i śledzenia spraw online.

Jeżeli działania polubowne nie przyniosą spłaty, może skierować sprawę do Kancelarii Prawnej VIA LEX, z którą od lat współpracuje. Prowadzi ona kompleksowo postępowania sądowe i egzekucyjne w imieniu klientów. Kaczmarski Inkasso jest także partnerem Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej, dzięki czemu może korzystać z narzędzi związanych z informacją gospodarczą, w tym – po spełnieniu wymogów prawnych – wpisać dłużnika do rejestru.

Firma od 2013 r. należy do Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce i posiada certyfikat etyczny ZPF.

Na jakich zasadach rozlicza się współpracę z Kaczmarski Inkasso?

Obsługa Kaczmarski Inkasso opiera się na modelu success fee – zleceniodawca płaci tylko wtedy, gdy jego należność zostanie odzyskana. Prowizja za windykację zaczyna się już od 9% wyegzekwowanej kwoty. Poziom prowizji zależy od kwoty, czasu jaki minął od daty płatności na fakturze, kompletności dokumentów; dlatego ustalany jest dla każdej sprawy indywidualnie przez opiekunów klienta i proponowany klientom przed podpisaniem umowy.

Wierzyciel może też przenieść koszty windykacji na dłużnika zgodnie z przepisami Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W tym wypadku Kaczmarski Inkasso bezpłatnie wyegzekwuje tę kwotę.

Istotne jest też to, że obawa przed pogorszeniem relacji z kontrahentem nie zawsze znajduje potwierdzenie w praktyce. Z badania „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji”, przeprowadzonego przez IMAS International na zlecenie Kaczmarski Inkasso, wynika, że firmy korzystające z windykacji polubownej są postrzegane jako wiarygodne i odpowiedzialnie podchodzące do zapłaty za swoją pracę. Wskazało tak 73 proc. małych i średnich przedsiębiorstw. Co więcej, aż 33 proc. zaobserwowało, że w efekcie takiego działania zwiększyła się liczba faktur, które partnerzy biznesowi zaczęli opłacać w terminie.