Kiedy skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej?

Ważne: firmy windykacyjnej nie należy traktować jako ostatniej deski ratunku. Warto z niej skorzystać wtedy, gdy kontrahent nie płaci mimo przypomnień, unika kontaktu, nie dotrzymuje kolejnych obietnic. Liczy się czas. Im szybciej przedsiębiorca lub jego przedstawiciel skieruje sprawę do windykacji, tym większe ma szanse na odzyskanie pieniędzy.

Kiedy zlecić obsługę wyspecjalizowanej firmie?

Nie każda faktura dzień po terminie musi od razu trafić do windykacji. Kilkudniowe opóźnienie może wynikać z przeoczenia albo problemu technicznego. Są jednak sytuacje, w których dalsze czekanie zaczyna działać na niekorzyść wierzyciela.

Co robić, gdy dłużnik unika kontaktu?

To jeden z najbardziej czytelnych sygnałów. Kontrahent najpierw zapewnia, że zapłaci „w przyszłym tygodniu”, później przekłada termin po raz kolejny, aż w końcu przestaje odbierać telefon i odpowiadać na wiadomości.

Przykład? Firma transportowa wykonała usługę za 7 tys. zł. Termin płatności minął miesiąc temu. Klient dwa razy obiecał przelew, ale pieniądze nie wpłynęły. Od kilku dni nie odpowiada już na telefony i e-maile. Kolejne identyczne przypomnienia raczej nie zmienią sytuacji. To dobry moment, by przekazać sprawę firmie windykacyjnej.

Profesjonalny negocjator może podjąć kontakt różnymi kanałami, ustalić sytuację kontrahenta i dobrać dalsze działania do konkretnej sprawy. Doświadczona i sprawdzona firma windykacyjna ma swoje know-how i wypracowane sposoby odzyskiwania należności.

Jak działać, gdy własne ponaglenia i wezwania do zapłaty nie przynoszą efektu?

Większość przedsiębiorców zaczyna od przypomnienia, telefonu, e-maila lub wezwania do zapłaty. To naturalna kolejność.

Problem pojawia się wtedy, gdy przez kilka tygodni firma powtarza ten sam schemat, choć nie prowadzi to do zapłaty. Dłużnik otrzymał już informację o zaległości, zna jej wysokość i termin, ale mimo to nie reguluje faktury.

W takiej sytuacji przekazanie sprawy zewnętrznej firmie może przełamać impas. Dłużnik widzi wtedy, że wierzyciel nie zamierza bez końca akceptować kolejnych opóźnień.

Od ilu faktur zależy płynność finansowa firmy?

Niezapłacona faktura nie jest tylko pozycją w księgowości. Przedsiębiorca sam musi płacić pensje, podatki, raty leasingu, koszty materiałów, rozliczać się z dostawcami i podwykonawcami.

Wyobraźmy sobie niewielką firmę budowlaną, która zakończyła wyznaczony etap prac i czeka na 30 tys. zł. Sama musi jednak zapłacić ekipom oraz kupić materiały do następnego zlecenia. Brak jednego dużego przelewu zaczyna wpływać na całą jej działalność. Także kilka faktur na mniejsze kwoty może wpłynąć negatywnie na wydolność firmy.

Jeżeli od odzyskania konkretnej należności zależy możliwość terminowego regulowania własnych zobowiązań, nie można czekać przez kolejne tygodnie na zapłatę. To droga donikąd. Im wcześniej przedsiębiorca rozpocznie skuteczne działania, tym lepiej.

Gdy brakuje czasu na ciągłe pilnowanie dłużników

Samodzielna windykacja zabiera czas. Trzeba sprawdzać płatności, wykonywać telefony, wysyłać wiadomości, pilnować deklarowanych terminów i ponownie kontaktować się z dłużnikiem, gdy nie dotrzymuje ustaleń.

Przy jednej fakturze może to być po prostu uciążliwe. Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu staje się osobnym zadaniem. A w każdym przypadku jest niekomfortowe.

Przykład: właściciel hurtowni ma 10 klientów, którzy nie zapłacili na czas. Każdy zalega z inną kwotą i od innego terminu. Zamiast zajmować się sprzedażą i obsługą klientów, przedsiębiorca codziennie sprawdza przelewy i wykonuje telefony.

W takim przypadku zewnętrzna obsługa windykacyjna pozwala uporządkować sprawy i przekazać odzyskiwanie należności osobom, które zajmują się tym na co dzień.

Klient podważa fakturę - co robić?

Przedsiębiorca nie musi być specjalistą od windykacji i prawa. Nie zawsze łatwo ocenić, ile razy przypominać o zapłacie, jak prowadzić negocjacje, kiedy zgodzić się na raty, albo w którym momencie zacząć rozważać postępowanie sądowe.

Pomoc profesjonalnego negocjatora jest szczególnie cenna, gdy dłużnik zaczyna kwestionować fakturę lub umowę, zgłasza zastrzeżenia do wykonanej usługi albo twierdzi, że z umowy wynika coś innego niż mówi wierzyciel.

W takich sprawach samo wysłanie kolejnego wezwania do zapłaty może nie wystarczyć. Trzeba przeanalizować dokumenty, ustalić stan faktyczny i ocenić, jakie dalsze działania mają sens.

Jak postąpić, jeśli sprawa jest zawiła lub sporna?

Niektóre należności są proste: usługa została wykonana, faktura zaakceptowana, termin minął, a zapłaty nie ma. Inne wymagają dokładniejszej analizy.

Załóżmy, że firma informatyczna wystawiła klientowi fakturę na 25 tys. zł za przygotowane oprogramowanie. Klient odmawia płatności, ponieważ jego zdaniem część funkcji została oddana z opóźnieniem. Wykonawca wskazuje natomiast, że termin przesunął się z powodu zmian zgłaszanych przez zamawiającego.

W takiej sprawie znaczenie mają zapisy umowy, korespondencja, potwierdzenia wykonania prac czy protokoły odbioru. Jeśli strony nie potrafią dojść do porozumienia, profesjonalna analiza pozwala ocenić, czy warto kontynuować negocjacje, czy przygotować się do dochodzenia należności w sądzie.

Coraz więcej zaległych faktur

Firma windykacyjna nie jest rozwiązaniem wyłącznie dla pojedynczego, dużego długu. Pomoc zewnętrzna może mieć sens także wtedy, gdy opóźnienia dotyczą większej liczby klientów.

Przykładowo firma usługowa wystawia co miesiąc kilkadziesiąt faktur. Część odbiorców regularnie przekracza terminy płatności, a księgowość nie jest w stanie na bieżąco kontaktować się z każdym z nich.

W takiej sytuacji przekazywanie przeterminowanych należności wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej pozwala szybciej reagować i zapobiega temu, że świeże zaległości leżą miesiącami, aż staną się trudne do odzyskania.

Po jakim czasie oddać fakturę do windykacji?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi dla każdej sprawy. Najważniejsze jest zachowanie dłużnika.

Jeżeli kontrahent ma wieloletnią lub wielomiesięczną pozytywną historię współpracy i po terminie płatności odbiera telefon, wyjaśnia sytuację i podaje wiarygodny, krótki termin przelewu, można dać mu dodatkowy czas, jeżeli nie zaburzy to płynności finansowej firmy. Jeżeli jednak nie znamy kontrahenta a on nie odpowiada, nie dotrzymuje kolejnych obietnic, albo wierzyciel wie o jego problemach finansowych, dalsze czekanie zwiększa ryzyko. Im wcześniej taka sprawa zostanie zgłoszona do windykacji tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy. Każdy dzień zwłoki zwiększa ryzyko straty.

Najłatwiej odzyskuje się zwykle należności w ciągu pierwszych trzech miesięcy od terminu płatności. Dłużnik często nadal prowadzi działalność, osiąga przychody, ma majątek lub może uzgodnić rzeczywisty plan spłaty.

Od czego zależy możliwość odzyskania długu?

Najważniejsze są trzy elementy:

• wiek długu,
• kompletna dokumentacja,
• sytuacja finansowa dłużnika.

Pierwszy to czas. Świeża należność jest zwykle łatwiejsza do odzyskania niż faktura, która pozostaje niezapłacona od wielu miesięcy albo lat.

Drugi to dokumentacja. Dobrze mieć nie tylko fakturę, ale również umowę, zamówienie, potwierdzenie dostawy lub wykonania usługi, protokół odbioru czy korespondencję z kontrahentem. Im łatwiej wykazać, skąd wynika należność i że przedsiębiorca wywiązał się ze swojej części umowy, tym mocniejsza jest jego pozycja.

Trzeci element to sytuacja dłużnika. Jeżeli firma nadal działa, ma przychody i majątek, możliwości odzyskania pieniędzy są większe. Jeżeli zakończyła działalność, posiada wielu wierzycieli i nie ma majątku, windykacja jest znacznie trudniejsza, choć nie niemożliwa.

Jakie długi najczęściej udaje się wyegzekwować?

Największe szanse na odzyskanie mają zazwyczaj świeże, dobrze udokumentowane należności wobec dłużnika, który nadal ma możliwość zapłaty.

Pomaga również gotowość do negocjacji. Dłużnik nie zawsze musi dysponować całą kwotą od razu. Jeżeli rzeczywiście chce uregulować zobowiązanie, rozwiązaniem może być ustalenie harmonogramu spłaty.

Przykładem jest kontrahent, który ma przejściowe problemy finansowe, ale nie kwestionuje faktury, odpowiada na kontakt i jest w stanie wskazać, kiedy oraz w jaki sposób spłaci zadłużenie. Taka sprawa daje zupełnie inne możliwości niż dług firmy, która przestała odpowiadać i ma zaległości wobec wielu wierzycieli. Zawsze trzeba najpierw przeanalizować dokumenty oraz aktualną sytuację dłużnika i ocenić, czy dalsze działania mają ekonomiczny sens.

Czy przekazanie sprawy firmie windykacyjnej oznacza od razu sąd?

Nie. Windykacja najczęściej zaczyna się od działań polubownych. Ich zadaniem jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem, wyjaśnienie przyczyn braku płatności, przeprowadzenie negocjacji i doprowadzenie do dobrowolnej spłaty.

Dopiero jeśli takie działania nie przynoszą efektu, można ocenić zasadność skierowania sprawy do sądu.

Co przygotować przed zleceniem windykacji?

Przed przekazaniem sprawy warto zebrać dokumenty potwierdzające należność: faktury, umowy, zamówienia, protokoły odbioru, potwierdzenia dostawy i korespondencję z kontrahentem.

Dobrze przekazać także informacje o dotychczasowych próbach odzyskania pieniędzy. Jeżeli dłużnik deklarował konkretne terminy spłaty, kwestionował fakturę albo proponował raty, ta wiedza może mieć znaczenie dla dalszych negocjacji.

Nie trzeba natomiast czekać, aż dokumentacja będzie idealnie uporządkowana. Kaczmarski Inkasso może pomóc ocenić, czego brakuje i jakie materiały będą potrzebne.

Kiedy firma windykacyjna może pomóc?

Zaangażowanie firmy windykacyjnej jest przydatne, gdy:

• dłużnik przestał odpowiadać na telefony i wiadomości,
• kolejne przypomnienia i wezwania nie prowadzą do zapłaty,
• kontrahent regularnie obiecuje przelew, ale nie dotrzymuje terminów,
• niezapłacona faktura zaczyna wpływać na płynność firmy,
• przedsiębiorcy brakuje czasu lub pracowników do prowadzenia windykacji,
• nie wiadomo, jakie kolejne działania podjąć,
• sprawa jest sporna albo wymaga analizy umowy i dokumentów,
• liczba zaległych faktur rośnie i trudno obsługiwać je we własnym zakresie.

Dlaczego warto?

Z firmy windykacyjnej warto skorzystać, gdy kontrahent nie płaci mimo przypomnień, unika kontaktu, nie dotrzymuje obietnic albo zaległa faktura zagraża płynności firmy. Jeżeli jest to nowy kontrahent bez historii współpracy – najlepiej od razu przekazać taką sprawę do ekspertów od windykacji. Nie trzeba czekać miesiącami — im świeższa i lepiej udokumentowana należność, tym większe pole manewru dla negocjatora.

Windykacja nie oznacza od razu sądu. Najczęściej zaczyna się od polubownego kontaktu z dłużnikiem, wyjaśnienia przyczyn opóźnienia i negocjacji spłaty. Wszystko z dbałością o relacje biznesowe pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem.