Prawidłowo wystawiona faktura VAT – co powinna zawierać?

Kto i kiedy wystawia fakturę VAT?

W Polsce fakturę VAT mogą wystawiać podmioty, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT. Jest to regulowane przez ustawę z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT). Zgodnie z art. 106b ust. 1 tej ustawy każdy podatnik VAT, który dokonuje czynności opodatkowanych, jest zobowiązany do wystawienia faktury. Uprawnione do tego podmioty obejmują:

• czynnych podatników VAT – osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby prawne, które są zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni;
• podatników zwolnionych z VAT – mogą oni wystawiać faktury, niezależnie od tego, czy dokonali rejestracji w urzędzie skarbowym na druku VAT-R;
• inne jednostki organizacyjne – np. stowarzyszenia czy fundacje, które dokonują sprzedaży lub świadczą usługi;
• osoby mające stosowne upoważnienia – fakturę może wystawić osoba działająca w imieniu podatnika, np. przedstawiciel podatkowy.

Niewystawienie faktury VAT przez uprawniony podmiot wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi, które są regulowane przez Kodeks karny skarbowy (K.k.s) oraz ustawę o podatku od towarów i usług (VAT).

Podstawową konsekwencją niewystawienia faktury jest odpowiedzialność karna. Zgodnie z art. 62 § 1 K.k.s, osoba, która wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych. Jeżeli faktura została wystawiona w sposób nierzetelny, kara ta może wzrosnąć do 720 stawek dziennych, a także obejmować karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok (art. 62 § 2 K.k.s).

Obowiązkowe elementy na fakturze VAT?

Faktura VAT musi zawierać szereg obowiązkowych elementów, które są określone w polskich przepisach prawa, szczególnie w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie z artykułem 106e ust. 1 tej ustawy faktura powinna zawierać m.in. takie elementy jak:

1. Data wystawienia – dzień, w którym faktura została sporządzona.
2. Numer faktury – unikalny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje dokument.
3. Dane sprzedawcy i nabywcy – imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy obu stron transakcji.
4. Numery identyfikacji podatkowej – numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy, które są używane do identyfikacji podatników na potrzeby VAT.
5. Data dokonania dostawy lub wykonania usługi – należy ją podać, jeśli różni się od daty wystawienia faktury.
6. Nazwa towaru lub usługi – opis przedmiotu sprzedaży.
7. Miara i ilość – miara (np. sztuki, kilogramy) oraz ilość dostarczonych towarów lub wykonanych usług.
8. Cena jednostkowa netto – cena za jednostkę towaru lub usługi bez podatku VAT.
9. Kwoty upustów – wszelkie rabaty lub obniżki cen, które nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
10. Wartość sprzedaży netto – całkowita wartość dostarczonych towarów lub usług bez kwoty podatku.
11. Stawka podatku VAT – obowiązująca stawka podatku dla danej transakcji.
12. Suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą różnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku.
13. Kwota podatku VAT – kwota podatku wynikająca z sumy wartości sprzedaży netto.
14. Kwota należności ogółem – całkowita kwota do zapłaty, obejmująca wartość netto oraz podatek.

Jakie dodatkowe informacje można zamieścić na fakturze VAT?

Na fakturze VAT można zamieścić dodatkowe informacje, które wynikają z innych przepisów lub nie są obowiązkowe, ale mogą być przydatne zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy. O czym konkretnie mowa? Do dodatkowych informacji zaliczamy chociażby:

• numer zamówienia, który umożliwia łatwiejsze powiązanie faktury z odpowiednim zamówieniem w systemie;
• dodatkowy opis przedmiotu zamówienia (towaru lub usługi), który nie jest zawarty w standardowym opisie;
• wskazanie lokalizacji, gdzie towar został odebrany;
• informację o tym, czy płatność została dokonana gotówką, przelewem, kartą płatniczą czy za pobraniem.

Dodatkowo na fakturze powinny być umieszczone informacje dotyczące metod rozliczenia podatku VAT – np. metoda kasowa, samofakturowanie lub mechanizm podzielonej płatności (MPP) w przypadku transakcji powyżej 15 tys. zł. Warto również dodać informacje o procedurach marży w kontekście sprzedaży towarów używanych lub usług turystycznych, co wynika z odrębnych przepisów podatkowych.
Zamieszczanie tych dodatkowych informacji może nie tylko ułatwić obieg dokumentów i poprawić komunikację między stronami transakcji, lecz także uniknąć niepotrzebnych pytań i wątpliwości zgłaszanych przez organy skarbowe.

W jakim terminie należy wystawić fakturę?

Co do zasady fakturę VAT należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przykładowo, jeśli transakcja miała miejsce w czerwcu, fakturę należy wystawić do 15 lipca.

Oczywiście obowiązują pewne wyjątki od tej zasady, o których muszą pamiętać przedsiębiorcy. Fakturę można wystawić do 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, co jest szczególnie przydatne w przypadku zaliczek. W sytuacji, gdy przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ta zapłata została otrzymana.

Szczególne terminy wystawiania faktur VAT obejmują m.in. usługi budowlane i budowlano-montażowe, dostawę książek drukowanych lub druk książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów. Zgodnie z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT podatnicy świadczący usługi budowlane lub budowlano-montażowe mają obowiązek wystawienia faktury najpóźniej do 30. dnia od dnia wykonania usługi. Fakturę za dostawę książek należy wystawić do 60 dni od dnia wydania towaru, a w przypadku usług polegających na ich drukowaniu termin wydłuża się do 90 dni od dnia wykonania czynności drukowania.

Co zrobić z fakturą, która nie została opłacona przez kontrahenta w terminie?

Nieterminowe regulowanie zobowiązań przez kontrahentów jest zmorą wielu właścicieli firm. Niezapłacona faktura oznacza, że przedsiębiorca nie otrzymuje środków, które mógłby przeznaczyć na bieżące wydatki, takie jak wynagrodzenia pracowników, opłaty za materiały czy inne zobowiązania. Może to prowadzić do trudności w utrzymaniu bieżącej płynności finansowej firmy, a w skrajnych przypadkach nawet do jej upadłości. Przeterminowane należności mogą ponadto komplikować planowanie budżetu i prognozowanie przychodów, a w konsekwencji utrudniać podejmowanie decyzji inwestycyjnych czy rozwojowych.

Samodzielne dochodzenie należności jest możliwe, jednak wiąże się z dodatkowymi kosztami – podejmowanie działań windykacyjnych wymaga zarówno zaangażowania finansowego, jak i czasowego. Zmusza przedsiębiorców do poświęcania czasu na kontakt z dłużnikiem, motywowanie go do spłaty czy podejmowanie bardziej zdecydowanych kroków, co niestety odciąga go od innych ważnych działań. Właśnie m.in. z tego względu najlepszym rozwiązaniem może być przekazanie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej, która dysponuje odpowiednim doświadczeniem oraz narzędziami do skutecznego odzyskiwania należności.

Jeśli zmagasz się aktualnie z takim problemem, skontaktuj się z naszymi specjalistami, którzy dokładnie przeanalizują Twoją sytuację i zaproponują najszybsze i najskuteczniejsze rozwiązanie problemu. Ty zaś będziesz się mógł skupić na tym, co najważniejsze – tj. na prowadzeniu działalności, zamiast angażować się w skomplikowane procedury windykacyjne.