Jak działa zaliczka? Czy zawsze można ją odzyskać?

Co to jest zaliczka?

Zaliczka to częściowa płatność dokonana z góry przez jedną ze stron umowy w celu potwierdzenia jej zawarcia lub zabezpieczenia wykonania. Zaliczka potwierdza tym samym wolę stron co do sfinalizowania przyszłej transakcji. Stanowi pewnego rodzaju dowód zaufania kupującego, a jednocześnie jest zobowiązaniem sprzedającego.

I właśnie ze względu na te cechy zaliczka jest bardzo często porównywana z zadatkiem, przy czym jest mniej sformalizowana i nie została wprost zdefiniowana w przepisach. W Kodeksie cywilnym wzmianka o zaliczce pojawia się tylko w art. 743, który brzmi następująco: „Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki”.

Zadatkowi ustawodawca poświecił znaczne więcej uwagi i dokładnie wyjaśnił w Kodeksie cywilnym, czym jest i jaką pełni funkcję. Nie da się ukryć, że zadatek i zaliczka są do siebie bardzo podobne, pełnią takie same funkcje, a jednocześnie istotnie się od siebie różnią. Niestety najczęściej przekonujemy się o tym dopiero w momencie, gdy z różnych powodów nie dochodzi do transakcji, która została nimi poprzedzona.

W jakich sytuacjach wykorzystuje się zaliczkę?

Wiedząc już, czym jest zaliczka, z pewnością domyślasz się, w jakich sytuacjach może być stosowana. Bardzo możliwe, że niejednokrotnie miałeś już okazję płacić zaliczkę kontrahentowi. Jak pokazują realia biznesowe, może ona być wykorzystywana w różnych sytuacjach i branżach. Najczęściej jednak zaliczkowanie wymagane jest przy:

1. Umowach sprzedaży – w przypadku zakupu towarów lub usług zaliczka może być wymagana jako potwierdzenie zainteresowania klienta oraz zabezpieczenie sprzedawcy przed ewentualnymi stratami w przypadku jego rezygnacji. Zaliczki stosowane są przede wszystkim w kontekście droższych towarów (np. w przypadku zakupu samochodu czy sprzętu grającego), a także specjalistycznych usług, zwykle wykonywanych na zamówienie (np. usługi stolarskie czy krawieckie).
2. Umowach remontowo/budowlanych – w przypadku podpisywania umowy na remont mieszkania czy budowę domu zaliczka jest zwykle pobierana w celu, o którym wspomina kodeks cywilny, tj. na pokrycie kosztów związanych z niezbędnymi wydatkami (np. zakupem materiałów czy opłaceniem podwykonawców).
3. Umowach rezerwacyjnych – w branży turystycznej, rozrywkowej czy eventowej zaliczki są powszechnie stosowane jako potwierdzenie rezerwacji oraz zabezpieczenie przed jej ewentualnym odwołaniem. Chcąc chociażby wynająć salę na przyjęcie weselne, wykupić wczasy lub zarezerwować apartament na rodzinne wakacje, musisz się liczyć z tym, że możesz zostać poproszony o zaliczkę.

Przykładów sytuacji i branż, które wymagają zaliczki przy zawieraniu umowy, jest oczywiście znacznie więcej. Ważne jest jednak, by dobrze rozumieć sposób funkcjonowania zaliczki i ryzyko, jakie ze sobą niesie. W każdym przypadku warunki i wysokość zaliczki powinny być jasno określone w umowie. Tylko wtedy możesz liczyć na to, że unikniesz niepotrzebnych nieporozumień i związanego z nimi stresu.

Zobacz także: Weksel – co to takiego i kiedy z niego korzystać?

Zadatek a zaliczka – czym się różnią?

Zaliczka pełni podobną funkcję do zadatku i często jest z nim mylona. Mimo wielu podobieństw występują pomiędzy nimi bardzo istotne różnice. Warto przeanalizować je na kilku różnych płaszczyznach.

Cel

Zarówno zadatek, jak i zaliczka pełnią te same funkcje. Stanowią formę zabezpieczenia umowy i potwierdzają zainteresowanie stron uzgodnioną transakcją.

Charakter

Zadatek ma charakter gwarancyjny i może być zatrzymany lub zwrócony w zależności od spełnienia warunków umowy. Zaliczka jest z kolei częściową płatnością, która zostaje potrącona od pełnej kwoty należności po zrealizowaniu usługi lub dostarczeniu towaru.

Konsekwencje niewykonania umowy

Tak długo, jak umowa przebiega zgodnie z ustaleniami stron i finalnie zostaje wykonana, nie ma różnicy pomiędzy zadatkiem a zaliczką. W obu przypadkach liczone są one na poczet kosztów. Wszystko się zmienia w sytuacji, gdy umowa nie zostaje sfinalizowana. Ważne wówczas jest nie tylko to, że do jej wykonania nie dochodzi, lecz również z jakiego powodu. Przepisy wyróżniają trzy możliwe scenariusze:

• brak realizacji umowy z winy kupującego – zaliczka zwracana jest w całości, ale zadatek już nie;
• brak realizacji umowy z winy sprzedającego – zaliczka jest zwracana w całości, a zadatek w podwójnej wysokości;
• brak realizacji umowy z przyczyn losowych – zarówno zaliczka, jak i zadatek zwracane są w całości.

Podsumowując, zadatek i zaliczka różnią się przede wszystkim konsekwencjami wynikającymi z niewykonania umowy. Z punktu widzenia kupującego bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaliczka, która zwracana jest w każdym przypadku – nawet jeśli tuż przed zaplanowanym wypoczynkiem zdecydujesz się odwołać swoją rezerwację. Z perspektywy sprzedawcy sytuacja wygląda nieco inaczej – to zadatek lepiej zabezpiecza interesy, gdyż pozwala się uchronić przed brakiem finalizacji umowy z winy kupującego.

Czy rzeczywiście zaliczka zwracana jest w każdej sytuacji?

Jeśli zamówiłeś garnitur na miarę i tuż przed jego odebraniem zdecydowałeś się odstąpić od umowy, należy Ci się zwrot zaliczki, jednak musisz się liczyć z tym, że krawiec może złożyć oświadczenie o potrąceniu i domagać się od Ciebie zwrotu kosztów, jakie dotychczas poniósł na zakup materiałów i uszycie garnituru. W rezultacie możesz nie otrzymać wpłaconej zaliczki, a jeśli nie pokrywa ona poniesionych kosztów, co jest bardzo prawdopodobne przy rezygnacji z usługi na ostatnią chwilę, krawiec ma prawo dochodzić od Ciebie brakującej kwoty.

Jak odzyskać zaliczkę lub zadatek?

Choć w pewnych sytuacjach zarówno zaliczka, jak i zadatek podlega zwrotowi, odzyskanie środków nie zawsze jest proste. Zdarza się bowiem, że sprzedawca podejmuje wszelkie starania, by ich nie zwrócić lub maksymalnie odroczyć ten moment w czasie. Co w takiej sytuacji może zrobić kupujący?

Jeśli polubowny sposób nie przynosi pożądanych efektów, konieczne będzie dochodzenie swoich praw przed sądem. To niestety dość długi i kosztowny proces, dlatego warto dołożyć wszelkich starań, by spór rozwiązać wcześniej. Skutecznym rozwiązaniem może być zaangażowanie profesjonalistów. Prawnik lub firma windykacyjna powinny skutecznie zdyscyplinować kontrahenta i przyspieszyć rozwiązanie sprawy.

Zapoznaj się z ofertą Kaczmarski Inkasso i sprawdź, jak eksperci firmy mogą pomóc Ci w rozwiązaniu Twojego problemu. Niezapłacona faktura, problem ze zwrotem zadatku, kłopotliwe negocjacje z kontrahentami, windykacja – we wszystkich tych problemach chętnie Cię wyręczą, co pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i niepotrzebnych nerwów.

Zaliczka a moment powstania obowiązku podatkowego

Mówiąc o zaliczce, nie sposób nie wspomnieć o konsekwencjach podatkowo-księgowych, jakie wywołuje. To szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy nierzadko zastanawiają się, kiedy powstaje obowiązek podatkowy. Okazuje się, że zadatek i zaliczka podlegają w tym zakresie analogicznym przepisom zawartym w ustawach o podatku dochodowym oraz podatku od towarów i usług. Co stanowią przepisy?

Na gruncie podatku dochodowego obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie wystawienia faktury końcowej, jednak ustawa o VAT wskazuje, że obowiązek ten pojawia się już w momencie otrzymania zaliczki. Warto być świadomym i pamiętać o tej istotnej różnicy przy księgowaniu zaliczki czy zadatku.