Wezwanie do zapłaty – co to jest, jak je napisać, co robić w przypadku otrzymania wezwania do zapłaty?

Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to dokument, w którym wierzyciel wzywa dłużnika do spełnienia zobowiązania w określonej kwocie, czyli, mówiąc prościej – do spłaty długu. Określa podstawę roszczenia oraz inne istotne okoliczności, np. termin zapłaty czy konsekwencje braku uregulowania długu.

Stanowi ono formę miękkiej windykacji, czyli próby polubownego odzyskania należności, zanim sprawa trafi do sądu. Formalnie wezwanie do zapłaty nie ma określonej sztywnej formy, jednak aby było skuteczne i nie budziło wątpliwości, warto zadbać o jego precyzyjne przygotowanie.

W ostatecznym przedsądowym wezwaniu do zapłaty zawrzyj również informacje, jakie będą konsekwencje nieuregulowania długu. Jest to ważne dlatego, że doręczone wezwanie do zapłaty jest podstawą do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Rodzaje wezwań do zapłaty

Wezwania do zapłaty występują w kilku podstawowych formach, które różnią się charakterem i mocą prawną:

• Monit – łagodne przypomnienie o zaległości, wysyłane niedługo po terminie płatności. Ma charakter typowo informacyjny.
• Pierwsze wezwanie do zapłaty – oficjalne pismo wzywające do uregulowania należności w określonym terminie. Często zawiera informacje o konsekwencjach niewywiązania się z obowiązku.
• Przedsądowe wezwanie do zapłaty – ostatnia szansa na dobrowolną spłatę długu przed wniesieniem pozwu do sądu. Powinno mieć charakter formalny i zawierać odniesienie do podstawy prawnej.
• Wezwanie przedegzekucyjne – wysyłane na etapie realizacji sądowego nakazu zapłaty, przed wszczęciem egzekucji przez komornika.

Elementy prawidłowego wezwania do zapłaty

Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne i mogło służyć jako dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym, powinno zawierać następujące elementy:

• Data i miejsce sporządzenia pisma – określa moment rozpoczęcia biegu terminów zawartych w wezwaniu.
• Dane wierzyciela oraz dłużnika – imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP lub PESEL.
• Kwota długu – dokładna suma wraz z należnymi odsetkami za opóźnienie, jeśli są należne.
• Podstawa roszczenia, np. numer faktury, umowa, protokół odbioru, które potwierdzają powstanie długu.
• Termin zapłaty – wyznaczony w sposób jasny i możliwy do spełnienia (zwykle 7–14 dni od doręczenia pisma).
• Sposób zapłaty – numer rachunku bankowego lub inna ustalona forma płatności.
• Konsekwencje braku zapłaty, np. skierowanie sprawy do sądu, naliczanie dodatkowych kosztów i odsetek.
• Podstawa prawna wezwania – wskazanie art. 455 Kodeksu cywilnego (stanowi podstawę samego obowiązku zapłaty przez dłużnika niezwłocznie po otrzymaniu wezwania, jeśli termin nie był inaczej określony) oraz art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC), który nakłada na wierzyciela obowiązek poinformowania sądu w pozwie o podjęciu próby polubownego rozwiązania sporu. Wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty jest właśnie taką próbą.
• Podpis osoby upoważnionej – własnoręczny podpis wierzyciela lub pełnomocnika.

Odsetki w wezwaniu do zapłaty

W treści wezwania do zapłaty należy uwzględnić prawo do odsetek z tytułu opóźnienia, jeśli nie ustalono inaczej w umowie. Zgodnie z art. 481 KC, możesz domagać się odsetek ustawowych za czas zwłoki, nawet bez wykazywania szkody.

Jeżeli stopa odsetek nie została określona, stosuje się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych.
Możesz obliczyć ich wysokość na dzień sporządzenia wezwania, np. korzystając z kalkulatorów dostępnych w Internecie.

Termin zapłaty w wezwaniu

Termin spłaty długu w wezwaniu do zapłaty powinien być rozsądny i możliwy do spełnienia. Najczęściej stosowany jest okres od 7 do 14 dni od otrzymania pisma.

Decyzję w tym zakresie podejmujesz samodzielnie. Pamiętaj jednak, że zbyt krótki termin może zostać uznany za nadużycie prawa, zwłaszcza gdy sytuacja dłużnika uniemożliwia szybką spłatę.

Formy doręczenia wezwania i dowody

• Aby mieć pewność, że wezwanie do zapłaty dotarło do adresata oraz w razie konieczności móc to udowodnić, najlepiej korzystać z form, które zapewniają dowód doręczenia:
• List polecony za potwierdzeniem odbioru – standardowa i rekomendowana forma, wiarygodna w sądzie.
• E-mail z potwierdzeniem odbioru lub odczytania – dopuszczalny, ale dowód tego rodzaju może być mniej wiarygodny dla sądu.
• Doręczenie osobiste przez pełnomocnika, kuriera – również skuteczne, jeśli potwierdzone odbiorem.

Pamiętaj, zawsze zachowuj potwierdzenia nadania i odbioru przesyłek.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Sporządzenie wezwania do zapłaty nie jest skomplikowane. Wystarczy, że zachowasz formę pisemną i skierujesz przesyłkę na adres dłużnika.
Ostateczne wezwanie do zapłaty powinno zawierać takie informacje, jak np.:

• data pisma,
• miejsce sporządzenia wezwania,
• kwota zaległości,
• odsetki,
• termin zapłaty,
• forma płatności,
• konsekwencje zignorowania wezwania,
• podstawa prawna zobowiązania,
• własnoręczny podpis wierzyciela.

Szczegółową treść wezwania dostosuj do okoliczności konkretnej sprawy i swoich oczekiwań.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Przeczytaj nasz artykuł: Windykator a komornik – sprawdź, jakie są między nimi różnice.

Wzór wezwania do zapłaty

Jeśli chcesz wezwać swojego dłużnika do zapłaty, skorzystaj z naszego prostego wzoru, dostosowując pismo do swoich potrzeb.

WEZWANIE DO ZAPŁATY – PRZYKŁADOWY WZÓR:
Alpha sp. z o.o.
NIP: 89239218
ul. Zimna 5/3
03-422 Grudziądz
W związku z brakiem uregulowania zobowiązania wynikającego z faktury nr 02/2023 wystawionej z tytułu dostawy mebli – zestaw Orion – niniejszym wzywam Pana do zapłaty kwoty 3567,99 złotych w terminie 14 dni od otrzymania niniejszego wezwania.

Wskazaną kwotę proszę przelać na rachunek bankowy spółki o numerze 00000000000000000000000000.
Informuję, że brak uczynienia zadość wezwaniu będzie się wiązał ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego, co narazi Pana na dodatkowe, wysokie koszty, w tym koszty zastępstwa procesowego.

Niniejsze pismo należy traktować jako ostateczne wezwanie przedsądowe.

[Własnoręczny podpis]

Jeśli ponaglenie nie przyniesie zamierzonych skutków, to i tak będzie przydatne w przyszłości – wezwanie do zapłaty możesz wykorzystać podczas sprawy sądowej do wykazania, że została podjęta próba mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu zgodnie z art. 187 kodeksu postępowania cywilnego.

Co zrobić po otrzymaniu wezwania do zapłaty?

Jeśli jesteś dłużnikiem i otrzymasz wezwanie do zapłaty, nie ignoruj go. Brak reakcji może skutkować kosztownym postępowaniem sądowym. Zamiast tego sprawdź, czy roszczenie jest zasadne – zweryfikuj dokumenty oraz kwoty.

• Jeśli wszystko się zgadza, zapłać w terminie – unikniesz dzięki temu dalszych problemów.
• W przypadku wątpliwości lub braku pieniędzy, odpowiedz na wezwanie – możesz napisać wyjaśnienie lub na przykład zaproponować rozłożenie płatności na raty.
• Skorzystaj z pomocy prawnej lub doradcy finansowego – jeśli masz wątpliwości lub nie wiesz, jakie działanie będzie najkorzystniejsze w Twojej sytuacji.

Wezwanie do zapłaty na osobę zmarłą – co robić?

Jeśli otrzymasz wezwanie do zapłaty skierowane do osoby zmarłej, pamiętaj, że śmierć dłużnika nie anuluje jego zobowiązań. Roszczenia przechodzą na spadkobierców, którzy przyjmują spadek z dobrodziejstwem inwentarza i odpowiadają do wartości odziedziczonego majątku. Najlepiej skontaktuj się z wierzycielem, aby wyjaśnić podstawy roszczenia. A w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Otrzymałeś wezwanie do zapłaty i nie wiesz, jak spłacić dług? Pomocny może okazać się telefon dla zadłużonych, pod którym uzyskasz niezbędne informacje.

Fałszywe wezwania do zapłaty i próby oszustwa

Zdarzają się niestety przypadki wyłudzeń pieniędzy przy pomocy fałszywych wezwań do zapłaty. Aby się przed tym chronić, zawsze dokładnie sprawdzaj dane nadawcy oraz podstawę roszczenia. Nie dokonuj szybkich wpłat ani nie podawaj swoich danych osobowych, dopóki nie zweryfikujesz, kto jest nadawcą pisma.

Porównaj informacje zawarte w wezwaniu z dokumentami, które masz, lub skontaktuj się bezpośrednio z firmą czy instytucją, której dotyczy wezwanie. Fałszywe wezwania często zawierają groźby pozbawione podstaw prawnych lub żądają wpłat na podejrzane rachunki bankowe.

Jeśli masz podejrzenia, zgłoś sprawę na policję lub do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to jest wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel informuje dłużnika o zaległej należności i wzywa go do jej uregulowania w określonym terminie. Ma na celu przede wszystkim polubowne zakończenie sporu bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty?

Wyróżniamy kilka rodzajów wezwania: monit, który jest łagodnym przypomnieniem, pierwsze wezwanie do zapłaty, przedsądowe wezwanie, które ma bardziej formalny charakter; a także wezwania sądowe i przedegzekucyjne, które pojawiają się na kolejnych etapach postępowania windykacyjnego.

Co powinno zawierać prawidłowe wezwanie do zapłaty?

Prawidłowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać datę i miejsce sporządzenia, dane stron, dokładną kwotę do zapłaty wraz z odsetkami, podstawę roszczenia, termin i sposób płatności, informację o konsekwencjach braku zapłaty oraz wskazanie podstawy prawnej wezwania.

Jakie są wymagania prawne dotyczące wezwania do zapłaty?

Zgodnie z art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego przed skierowaniem sprawy do sądu należy podjąć próbę polubownego rozwiązania sporu, do czego służy właśnie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Pismo to musi być odpowiednio sformułowane, by mogło pełnić funkcję dowodu w sądzie.

W jakiej formie można doręczyć wezwanie i jakie są dowody doręczenia?

Najpewniejszą formą doręczenia jest list polecony z potwierdzeniem odbioru, który stanowi silny dowód w postępowaniu. Można także wysłać wezwanie e-mailem lub doręczyć osobiście, lecz te formy mają mniejszą moc dowodową, zwłaszcza jeśli nie uzyskamy potwierdzenia odbioru.

Co zrobić po otrzymaniu wezwania do zapłaty?

Przede wszystkim należy dokładnie sprawdzić zasadność roszczenia i zweryfikować kwoty oraz podstawę. Jeśli roszczenie jest prawidłowe, najlepiej spłacić dług w wyznaczonym terminie. Jeśli pojawiają się wątpliwości lub spłatę uniemożliwiają problemy finansowe, warto odpowiedzieć pisemnie i ewentualnie zaproponować rozwiązanie, np. rozłożenie spłaty na raty.

Jakie mogą być konsekwencje zignorowania wezwania?

Zignorowanie wezwania do zapłaty może prowadzić do skierowania sprawy do sądu, co może generować dodatkowe koszty, takie jak opłaty sądowe, odsetki oraz opłaty za zastępstwo procesowe. W ostateczności może dojść do egzekucji komorniczej, która wiąże się z kolejnymi kosztami i utrudnieniami.

Jak rozpoznać fałszywe wezwanie do zapłaty?

Fałszywe wezwania często zawierają nieprawdziwe lub niekompletne informacje, żądają nietypowych kwot, stosują groźby bez podstawy prawnej lub pochodzą od nieznanych nadawców. Warto zawsze weryfikować dane oraz kontaktować się bezpośrednio z oficjalnym wierzycielem, aby uniknąć oszustwa.