Kiedy przedawnia się niezapłacona faktura? Terminy, przykłady i sposoby odzyskania pieniędzy

Wyjaśniamy, jak obliczyć termin przedawnienia i co zrobić, aby nie stracić szansy na odzyskanie pieniędzy.

Co oznacza przedawnienie faktury?

Mówiąc o przedawnieniu faktury, mamy na myśli przedawnienie roszczenia o zapłatę za towar lub usługę. Sama faktura nie przestaje być ważnym dokumentem, a dług nie znika automatycznie.

Jeśli dłużnikiem jest firma, po upływie terminu przedawnienia może ona powołać się na ten fakt i odmówić zapłaty. Wtedy odzyskanie pieniędzy przed sądem staje się znacznie trudniejsze. Jeśli dłużnikiem jest konsument, przepisy chronią go przed dochodzeniem przedawnionego roszczenia nawet bez jego sprzeciwu. Prawo przewiduje jednak wyjątkowe sytuacje.

Po ilu latach przedawnia się faktura?

Najpierw sprawdź, za co wystawiłeś fakturę. O terminie przedawnienia decyduje bowiem rodzaj umowy, a nie nazwa branży czy kod PKD. Poniższa tabela pokazuje najczęstsze sytuacje.

Uwaga: tabela dotyczy typowych roszczeń o zapłatę. Inne zasady mogą dotyczyć m.in. odszkodowań, reklamacji, spedycji i przewozów międzynarodowych.

Dlaczego w jednej branży mogą obowiązywać różne terminy?

Przykład z budownictwa: jeśli przedsiębiorca sprzedaje cement, należność za towar zwykle przedawnia się po dwóch latach. Jeśli prowadzi prace budowlane na podstawie odpowiedniej umowy, jego wynagrodzenie zwykle przedawnia się po trzech latach. Z kolei przy umowie o dzieło termin wynosi dwa lata, ale liczy się go od oddania dzieła lub dnia, w którym miało zostać przekazane.

Podobnie jest z usługami. Niektóre rozliczenia mogą podlegać terminowi dwuletniemu, inne trzyletniemu. Dlatego sama informacja „usługa” na fakturze nie wystarczy do ustalenia daty przedawnienia.

Od kiedy liczyć termin przedawnienia?

W typowej sprawie punktem wyjścia jest dzień, w którym kontrahent powinien zapłacić. Nie jest nim automatycznie data wystawienia faktury. Są jednak wyjątki, np. umowa o dzieło, przy której znaczenie ma dzień oddania pracy.

Dla terminów wynoszących dwa lata lub więcej przepisy zwykle przesuwają koniec przedawnienia na 31 grudnia. Przy rocznym terminie, typowym dla niektórych roszczeń transportowych, takiej zasady nie ma.

Przykłady obliczania przedawnienia

Przykłady zakładają, że nie doszło do przerwania ani zawieszenia biegu terminu.

Jeśli zawarto ugodę, prowadzono mediację lub postępowanie sądowe albo złożono reklamację zgodnie z Prawem przewozowym, data przedawnienia może być inna. Warto ją wtedy sprawdzić indywidualnie.

Czy wezwanie do zapłaty albo windykacja zatrzymują przedawnienie?

Zwykle nie. Sam telefon do dłużnika, wysłanie przypomnienia czy przekazanie sprawy firmie windykacyjnej nie przerywają przedawnienia. Istotne jest to, jakie działania zostały podjęte i jakie wywołały skutki prawne.

Przerwanie biegu przedawnienia. Termin może zacząć się liczyć od nowa m.in. wtedy, gdy dłużnik uzna roszczenie albo gdy wierzyciel podejmie odpowiednią czynność przed sądem, np. skutecznie wniesie pozew o zapłatę. Jeśli do przerwania doszło w postępowaniu sądowym, nowy termin nie zaczyna biec przed jego zakończeniem.

Zawieszenie biegu przedawnienia. W tym przypadku termin na pewien czas przestaje płynąć, ale nie liczy się od początku. Może tak być np. podczas mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację albo postępowania pojednawczego.

W przewozie krajowym objętym Prawem przewozowym odpowiednio złożone wezwanie do zapłaty lub reklamacja mogą zawiesić termin na czas przewidziany w ustawie. To szczególny wyjątek – nie należy przenosić go na każdą niezapłaconą fakturę.

Ugoda może pomóc, jeśli dłużnik jasno potwierdzi w niej, jaką należność uznaje. Nie każda obietnica zapłaty czy częściowa wpłata oznacza jednak automatycznie uznanie całego zadłużenia.

Przeczytaj również: Miliardy złotych na krawędzi przedawnienia – czas tylko do Sylwestra

Co zrobić z fakturą, zanim się przedawni?

Sprawdź najstarsze nieopłacone faktury. Zwróć uwagę również na sprawy, w których rozmowy z kontrahentem urwały się kilka miesięcy temu.

Zbierz dokumenty: umowę lub zamówienie, fakturę, potwierdzenie dostawy albo wykonania usługi, protokoły odbioru oraz korespondencję.

Ustal rodzaj umowy i datę zapłaty. Sprawdź też, czy były już ugody, mediacja lub postępowanie sądowe.

Nie zwlekaj z decyzją. Gdy termin jest bliski, potrzebna może być szybka ocena prawna i przygotowanie dalszych działań.

Kaczmarski Inkasso pomaga przedsiębiorcom odzyskiwać należności polubownie. Jeśli rozmowy z dłużnikiem nie wystarczą i potrzebne będą działania prawne, sprawą może zająć się partnerska Kancelaria Prawna VIA LEX. Im wcześniej zgłosisz zaległą fakturę, tym więcej czasu zostaje na wybór odpowiedniego rozwiązania.

Sprawdź: Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym – co to takiego i z czym się wiąże?

Najczęstsze pytania o przedawnienie faktur

Czy każda faktura przedawnia się po dwóch latach?

Nie. Dwa lata często dotyczą sprzedaży towarów i umowy o dzieło. Przy robotach budowlanych wykonywanych przez przedsiębiorcę zwykle są to trzy lata, a przy krajowym przewozie objętym Prawem przewozowym – zasadniczo rok. W przypadku usług trzeba sprawdzić konkretną umowę.

Czy przedawnienie liczy się od wystawienia faktury?

Zwykle nie. Najczęściej ważny jest termin, w którym płatność miała nastąpić. Niektóre umowy mają jednak własne zasady, np. umowa o dzieło.

Czy każda faktura przedawnia się 31 grudnia?

Nie. Zasada końca roku ma zastosowanie do terminów wynoszących co najmniej dwa lata. Jeśli termin jest krótszy, np. wynosi rok, przedawnienie może nastąpić w ciągu roku.

Czy po przedawnieniu dłużnik nadal może zapłacić?

Tak. Przedawnienie nie usuwa długu. W relacjach między firmami dłużnik może jednak powołać się na przedawnienie i odmówić zapłaty. W przypadku konsumentów obowiązują dalej idące ograniczenia dochodzenia takich należności.

Czy po wyroku lub nakazie zapłaty przedawnienie nadal ma znaczenie?

Tak. Roszczenie potwierdzone prawomocnym wyrokiem lub nakazem zapłaty co do zasady przedawnia się po sześciu latach. Inny termin dotyczy m.in. świadczeń okresowych należnych w przyszłości, takich jak przyszłe odsetki – zwykle trzech lat. Dalsze działania mogą wpłynąć na te daty.

Czy kalkulator odsetek pokaże datę przedawnienia?

Nie. Kalkulator odsetek pomaga oszacować kwotę należnych odsetek za opóźnienie, ale nie sprawdza, kiedy roszczenie się przedawnia. Narzędzie znajdziesz na stronie:

https://kaczmarski.pl/kalkulator-odsetek

Nie czekaj do ostatniego dnia

Masz niezapłacone faktury i nie wiesz, ile czasu pozostało na działanie? Przygotuj dokumenty i skontaktuj się z Kaczmarski Inkasso, aby omówić możliwości wyegzekwowania pieniędzy. Odzyskaj co Twoje!

Skontaktuj się z Kaczmarski Inkasso