Miliardy złotych na krawędzi przedawnienia - czas tylko do Sylwestra

Z danych platformy Faktura.pl wynika, że w II kwartale tego roku MŚP wystawiły średnio 24,4 faktury na firmę. Oznacza to wzrost wobec 2024 r., kiedy były to 22 dokumenty. Porównując rok do roku, podmioty transportowe wypuściły 12 faktur więcej, a handel hurtowy i detaliczny o 5 więcej. Dotyczy to tylko dokumentów wystawianych za pośrednictwem tej platformy, ale daje obraz tego, ile przepływa ich przez firmy. Według „Raportu o stanie sektora MŚP w 2025 r.” Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości małe i średnie podmioty wytwarzają 46,6 proc. polskiego PKB, a każda z nich osiąga średnio prawie 1,9 mln zł przychodów rocznie. Przekłada się to na ogromną skalę wystawianych, ale i niezapłaconych faktur, które mogą się przedawnić, jeśli przedsiębiorcy nie podejmą żadnych kroków.

Myśleć do przodu i wstecz

W przypadku sprzedaży towarów i większości usług termin przedawnienia faktur wynosi dwa lata, a dla usług transportowych – rok. Tak mówią przepisy Kodeksu cywilnego. Ważne jest, jak liczy się ten okres. Nie są to dwa lata od daty wystawienia faktury czy od terminu płatności, lecz od końca roku kalendarzowego, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeśli przedsiębiorca wystawił fakturę we wrześniu 2023 r. z terminem płatności przypadającym na połowę października, to czas na jej skuteczne dochodzenie upłynie 31 grudnia 2025 r. Po tej dacie dług co prawda nie zostaje anulowany, ale gdy sprawa trafi do sądu i dłużnik powoła się na przedawnienie, pozew zostanie oddalony.

Przykład: właściciel hurtowni materiałów budowlanych w marcu 2023 r. dostarczył towar firmie remontowej i wystawił fakturę z 30-dniowym terminem płatności. Mimo wielokrotnych przypomnień pieniądze nie wpłynęły na konto. Zgodnie z przepisami roszczenie z tej faktury przedawniłoby się 31 grudnia 2025 r. W październiku 2025 r. przedsiębiorca zorientował się, że zbliża się koniec terminu i przekazał sprawę do windykacji. Negocjator skontaktował się z dłużnikiem, ustalił warunki spłaty i doprowadził do podpisania pisemnej ugody, w której dłużnik uznał zobowiązanie i zobowiązał się do spłaty należności w transzach. Ugoda przerwała bieg przedawnienia, a właściciel hurtowni zachował prawo do dochodzenia zapłaty w pełnej wysokości, gdyby dłużnik nie dotrzymał warunków porozumienia.

- Pilnowanie terminów przedawnienia faktur to niedoceniana część zarządzania płynnością finansową. Wielu przedsiębiorców skupia się na bieżącej działalności, na tym, czy klient zapłaci za towar z zeszłego miesiąca, a zaległe faktury z poprzednich lat odkłada na później. Niestety to „później” w wielu przypadkach oznacza utratę pieniędzy, które mogłyby jeszcze wrócić do firmy. Dlatego ostatnie miesiące roku warto poświęcić na remanent w fakturach. Może się okazać, że są w nich zamrożone dziesiątki tysięcy złotych, które utknęły u niesolidnych klientów. A przecież dałoby się za nie kupić nowy sprzęt do firmy czy przeprowadzić niezbędny remont – podkreśla Jakub Kostecki, prezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.

Trzy sposoby na zablokowanie przedawnienia

Bieg przedawnienia można zatrzymać na trzy sposoby. Najprościej jeśli wierzyciel i dłużnik dojdą do porozumienia i podpiszą ugodę jeszcze przed upływem terminu - samodzielnie albo z pomocą firmy windykacyjnej, która ułatwi kontakt i negocjacje. To przerywa bieg przedawnienia, który zaczyna się liczyć od nowa. Zatem jeśli po 1 stycznia dłużnik nie wywiąże się z ugody, nie będzie mógł twierdzić, że nastąpiło przedawnienie.

Drugim rozwiązaniem jest skierowanie sprawy do sądu, zanim roszczenie się przedawni. Wtedy wierzyciel zachowuje pełne prawo do dochodzenia zapłaty.

Trzecia opcja to doprowadzenie do pisemnego uznania długu przez klienta. Wtedy również termin przedawnienia zaczyna się liczyć od nowa.

- Oczywiście samo to, że przedsiębiorca przekazał faktury do windykacji, nie zatrzymuje biegu przedawnienia. Do 31 grudnia musi dojść do podpisania ugody między dłużnikiem a wierzycielem i dopiero wtedy możemy mówić o sukcesie. Przy wsparciu wyspecjalizowanych negocjatorów jest to jednak realne. To kwestia technik mediacyjnych i doświadczenia w takich sprawach, ale też przygotowanie operacyjne, takie jak szybka weryfikacja roszczenia, gotowy projekt ugody z harmonogramem spłat czy komplet pełnomocnictw i danych identyfikacyjnych. Czas ma tu decydujące znaczenie. Im wcześniej zaczniemy rozmowy i wyślemy dokumenty do akceptacji, tym większa szansa, że ugoda zostanie skutecznie zawarta do 31 grudnia, a wierzyciel zachowa pełne prawo do dochodzenia należności – wyjaśnia Jakub Kostecki.

Przedsiębiorcy słabo znają przepisy

Problemem jest jednak niska świadomość przedsiębiorców, jak działa przedawnienie. Badanie „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, przeprowadzone na zlecenie Kaczmarski Inkasso w I kwartale 2025 r., pokazuje, że niemal połowa małych i średnich firm błędnie rozumie przepisy. Aż 47 proc., przedsiębiorców mylnie uważa, że przedawnienie długu oznacza jego automatyczne anulowanie, a 32 proc. sądzi, że przechodzi on wtedy na państwo.

Faktury mają swoje terminy przedawnienia. Dla sprzedaży towarów i większości usług są to dwa lata, a dla usług transportowych rok. Tylko niespełna 1/3 przedstawicieli MŚP zaznaczyła obie te poprawne odpowiedzi. Prawie 2/3 wskazało błędnie, że termin wynosi 3 lata. Ważne jest też, aby wiedzieć, jak liczyć te dwa lata. Chodzi bowiem o rok kalendarzowy, a nie dwa lata od terminu wymagalności faktury. Wie o tym zaledwie 32 proc. respondentów. Co 3. firma błędnie uznała, że przedawnienie następuje dokładnie po dwóch latach od daty wystawienia faktury, a 16 proc. – że liczy się moment dostarczenia towaru lub wykonania usługi. Poprawną odpowiedź najczęściej wskazują średnie przedsiębiorstwa – udzieliło jej 38 proc. z nich.

– Przedsiębiorcy pracują ciężko, żeby zarabiać pieniądze i ta zapłata powinna jak najszybciej trafiać na ich konto. Czekanie z założonymi rękami działa tylko na korzyść dłużników. W biznesie nie wystarczy być dobrym w tym, co się robi. Trzeba też pilnować swoich pieniędzy. Nawet najlepsza usługa czy produkt nie przyniesie zysku, jeśli klient nie zapłaci. Dlatego tak ważne jest, by przedsiębiorcy traktowali zarządzanie należnościami jako część codziennej odpowiedzialności za firmę, równie ważną jak sprzedaż czy obsługa klienta - podsumowuje Jakub Kostecki.