Jak Kaczmarski Inkasso prowadzi windykację polubowną?

Windykacja polubowna w pigułce

• Windykacja polubowna to etap odzyskiwania należności prowadzony przed postępowaniem sądowym. Opiera się przede wszystkim na kontakcie z dłużnikiem, ustaleniu przyczyn opóźnienia i wypracowaniu spłaty bez angażowania sądu i komornika. Celem tego procesu jest doprowadzenie do jak najszybszej spłaty zadłużenia i zakończenie sprawy na drodze porozumienia.
• W aktualnym modelu dla przedsiębiorców działania polubowne trwają maksymalnie 90 dni. Wynagrodzenie za usługę ma formę prowizji płatnej po odzyskaniu pieniędzy bez dodatkowych opłat wstępnych. To oznacza, że klient nie płaci za samo uruchomienie procesu, lecz rozlicza się za efekt.
• Proces obejmuje kilka równoległych narzędzi: analizę sprawy, kontakt telefoniczny z dłużnikiem, wezwania do zapłaty, działania e-mailowe i SMS-owe, a w wybranych przypadkach również wpis do Krajowego Rejestru Długów BIG SA. Kaczmarski Inkasso jest autoryzowanym partnerem KRD BIG S.A. i jest to element mobilizujący dłużników do spłaty.
• W transakcjach handlowych polubowne dochodzenie należności może oznaczać nie tylko odzyskanie samej kwoty z faktury. Przepisy przewidują także rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego.

Na czym polega windykacja polubowna i dlaczego firmy zaczynają właśnie od niej?

Windykacja polubowna to najczęściej pierwszy etap odzyskiwania należności. Jej sens polega na tym, aby spróbować doprowadzić do spłaty bez uruchamiania postępowania sądowego. Nie chodzi tylko o samo ponaglanie dłużnika, lecz o uporządkowany proces, czyli ustalenie, dlaczego płatność nie nastąpiła, zweryfikowanie aktualnej sytuacji dłużnika, kontakt z nim różnymi kanałami i doprowadzenie do zapłaty albo do porozumienia co do sposobu spłaty.
To rozwiązanie wybierane nie tylko dlatego, że jest mniej formalne niż sąd. Ma również dużą przewagę biznesową, bo pozwala reagować szybko i daje szansę na odzyskanie środków bez definitywnego psucia relacji z kontrahentem.
To ważne zwłaszcza w sektorze B2B, gdzie dłużnik bywa jednocześnie partnerem handlowym, odbiorcą albo klientem, z którym firma chce dalej współpracować. W takich sytuacjach polubowne działania mają sens nie dlatego, że są łagodne, ale dlatego, że potrafią połączyć interes finansowy wierzyciela z próbą domknięcia sprawy bez eskalacji. Dopiero gdy ten etap nie przynosi efektu, rozsądnym kolejnym krokiem staje się droga sądowa.

Jak wygląda proces w Kaczmarski Inkasso krok po kroku?

W Kaczmarski Inkasso proces zaczyna się od analizy sprawy albo pakietu wierzytelności. Na tym etapie oceniany jest m.in.:

• rodzaj należności,
• wysokość zadłużenia,
• stopień przeterminowania,
• typ dłużnika,
• status sprawy.

Dopiero na tej podstawie powstaje plan działań. W przypadku większych klientów możliwe jest wręcz stworzenie spersonalizowanego modelu współpracy, ustalanego wspólnie z klientem.

Oznacza to, że nie każda sprawa jest prowadzona identycznie. Inaczej prowadzi się dług świeży, inaczej należność przeterminowaną od kilku miesięcy, a jeszcze inaczej portfel wielu spraw o zróżnicowanej wartości. W naszym modelu ważna jest właśnie elastyczność: dobór metod i narzędzi do konkretnej sytuacji, a nie jeden sztywny scenariusz dla wszystkich.

Po przygotowaniu modelu działań rozpoczyna się właściwy etap polubowny. Dążymy do jak najszybszej spłaty zadłużenia w ramach działań trwających maksymalnie 90 dni. W tym czasie prowadzone są kontakty z dłużnikiem i uruchamiane kolejne narzędzia windykacyjne. Jeżeli nie udaje się dojść do porozumienia, klient może otrzymać propozycję dalszych działań, w tym postępowania sądowego.
Z perspektywy klienta ważne jest też to, że etap polubowny nie musi oznaczać biernego czekania. To intensywny proces, w którym liczy się czas reakcji, tempo kontaktu i umiejętne prowadzenie rozmów. Skuteczność odzyskiwania należności w dużym stopniu zależy od tego, jak szybko wierzyciel reaguje po terminie płatności.

Jakie działania i narzędzia są wykorzystywane na etapie polubownym?

To, co odróżnia uporządkowaną windykację polubowną od zwykłego przypomnienia o płatności, to skala i konsekwencja działań, m.in.

• kontakt telefoniczny z dłużnikiem,
• wysyłanie monitów i wezwań do zapłaty,
• kampanie e-mailowe ponaglające do zapłaty,
• wiadomości SMS,
• dopisywanie dłużnika do Krajowego Rejestru Długów.

W określonych przypadkach pojawia się też windykacja terenowa czy wystawienie długu na giełdzie wierzytelności.

Z punktu widzenia klienta szczególnie istotne są trzy grupy narzędzi.

1. Pierwsza to komunikacja bezpośrednia: telefony, e-maile, SMS-y, wezwania do zapłaty. To one najczęściej uruchamiają dialog i pozwalają sprawdzić, czy problem wynika z przejściowych trudności, sporu co do faktury czy po prostu z unikania płatności.
2. Druga grupa to narzędzia analityczne i organizacyjne. Kaczmarski Inkasso korzysta z autorskich systemów informatycznych, nowoczesnego call center i zaplecza technicznego pozwalającego obsługiwać duże wolumeny spraw.
3. Trzecia grupa to narzędzia zwiększające presję na dłużnika, jak wpis do KRD BIG SA.

Wpis do rejestru dłużników nie jest oczywiście narzędziem automatycznym dla każdej sprawy, ale pozostaje jednym z najmocniej odczuwalnych bodźców po stronie dłużnika. Możliwość upublicznienia danych dłużnika i wysokości zobowiązań w KRD BIG SA skutecznie mobilizuje do spłaty. Dla wielu firm to ważny element całej ścieżki polubownej, bo uderza nie tyle w samą gotówkę dłużnika, ile w jego wiarygodność płatniczą.

Niemniej ważne są działania miękkie. To właśnie one często pozwalają domknąć sprawę bez sporu sądowego. Nie chodzi więc wyłącznie o wysłanie pisma, lecz o prowadzenie procesu w taki sposób, by skłonić dłużnika do dobrowolnej spłaty.

Co zyskuje klient, który zleca windykację polubowną?

1. Podstawową korzyścią jest model rozliczenia. Wynagrodzenie za usługę to prowizja płatna po odzyskaniu pieniędzy, bez innych opłat. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie musi uruchamiać procesu za własne środki tylko po to, aby sprawdzić, czy sprawa ma potencjał.
2. Drugą korzyścią jest czas. Celem jest jak najszybsza spłata zadłużenia. To ważne, bo dla klienta liczy się nie tylko samo odzyskanie pieniędzy, ale też tempo działania i możliwość podjęcia dalszych decyzji, jeśli polubowna ścieżka nie przyniesie efektu.
3. Trzecia korzyść to odciążenie operacyjne. Gdy sprawę przejmuje wyspecjalizowany partner, wierzyciel nie musi sam prowadzić rozmów, ponawiać kontaktów, pilnować kolejnych terminów ani dobierać narzędzi.
4. Czwarta korzyść dotyczy kosztów windykacji. W transakcjach handlowych przepisy przewidują rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40, 70 albo 100 euro, w zależności od wartości świadczenia pieniężnego. To nie oznacza, że każda sprawa automatycznie kończy się odzyskaniem pełnej kwoty takich kosztów w każdym możliwym modelu, ale sam mechanizm prawny istnieje i wzmacnia pozycję wierzyciela.
5. Piąta korzyść to mniej formalna możliwość prowadzenia sprawy w sposób, który nie zamyka drogi do dalszej współpracy z kontrahentem. W obrocie gospodarczym nie każdy spór o fakturę ma oznaczać definitywny koniec relacji. Windykacja polubowna daje szansę, aby odzyskać należność bez natychmiastowego przejścia do trybu spornego.

Co dzieje się z odsetkami i co dalej, jeśli dłużnik zapłaci tylko część należności?

W aktualnym modelu proces obejmuje nie tylko należność główną, ale też należne odsetki ustawowe za opóźnienie. To ważne, bo wielu wierzycieli koncentruje się wyłącznie na kwocie z faktury, a odsetki traktuje jako temat poboczny. W praktyce mogą one stanowić dodatkową, nadal dochodzoną część roszczenia.

Z tego samego modelu wynika, że jeśli dłużnik spłaci należność główną, ale nie ureguluje odsetek, możliwe są dwa rozwiązania.

• Pierwsze to wykup wierzytelności z tytułu odsetek, czyli szybkie zamknięcie sprawy po stronie klienta i natychmiastowy dodatkowy wpływ środków.
• Drugie to skierowanie sprawy do dochodzenia na drodze sądowej.

Etap polubowny nie zamyka drogi do dalszego dochodzenia roszczenia, ale raczej pozwala oddzielić sprawy, które da się zakończyć porozumieniem, od tych, które wymagają mocniejszych narzędzi prawnych. Z perspektywy klienta to ważne, bo nie każda sprawa kończy się jednym scenariuszem. Czasem udaje się odzyskać całość już na etapie negocjacji. Czasem dłużnik spłaca sam kapitał. A czasem konieczne jest przejście do etapu sądowego. Dobrze prowadzona windykacja polubowna nie polega więc na obiecywaniu, że każda sprawa zakończy się ugodą, tylko na szybkim sprawdzeniu, czy porozumienie jest realne i na zaproponowaniu kolejnych kroków, jeśli nie jest.

Kiedy warto zareagować i przekazać sprawę do windykacji?

Wcześniej niż wielu przedsiębiorców zakłada. O skuteczności windykacji decyduje w dużej mierze czas, jaki upłynął od terminu wymaganej zapłaty. Znacznie łatwiej odzyskać pieniądze, gdy od terminu płatności minął miesiąc czy dwa, niż wtedy, gdy faktura jest przeterminowana pół roku albo rok.
To podejście jest spójne z logiką całego procesu polubownego. Im szybciej wierzyciel reaguje, tym większa szansa, że dłużnik nadal funkcjonuje normalnie, pamięta zobowiązanie, ma przestrzeń do rozmowy i nie zdążył jeszcze wejść w poważniejszy kryzys płynności. Z punktu widzenia biznesu szybka reakcja to nie przejaw nadmiernej stanowczości, ale element zarządzania należnościami.

Jednocześnie nie oznacza to, że do windykacji nadają się wyłącznie świeże sprawy. Firma Kaczmarski Inkasso obsługuje zróżnicowane portfele wierzytelności i dobiera metody do salda, rodzaju długu oraz stopnia przeterminowania, więc nawet starsza sprawa może być analizowana pod kątem etapu polubownego, choć zwykle będzie wymagała innej strategii niż świeża zaległość.

Podsumowanie

Windykacja polubowna w Kaczmarski Inkasso to uporządkowany proces odzyskiwania należności przed wejściem na drogę sądową. Obejmuje analizę sprawy, dobór działań do rodzaju długu i sytuacji dłużnika, a następnie prowadzenie kontaktu różnymi kanałami: telefonicznie, mailowo, SMS-owo i przez formalne wezwania do zapłaty. W razie potrzeby wykorzystywane są także narzędzia takie jak wpis do KRD BIG SA. W aktualnym modelu dla przedsiębiorców działania polubowne trwają maksymalnie 90 dni, a rozliczenie ma formę success fee, czyli prowizji po odzyskaniu pieniędzy. Jest to rozwiązanie dla firm, które chcą działać szybko, odzyskać środki bez niepotrzebnej zwłoki i jednocześnie dać sobie szansę na zamknięcie sprawy bez procesu sądowego. Gdy to się nie uda, możliwe jest przejście do dalszego etapu dochodzenia roszczenia.

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi (FAQ)

Na czym polega windykacja polubowna w Kaczmarski Inkasso?

To etap odzyskiwania należności prowadzony przed sądem. Obejmuje analizę sprawy, kontakt z dłużnikiem, negocjacje, wezwania do zapłaty i inne działania mające doprowadzić do dobrowolnej spłaty zadłużenia.

Ile trwa etap polubowny?

Działania polubowne trwają maksymalnie 90 dni. Jeżeli w tym czasie nie uda się osiągnąć porozumienia, możliwe jest zaproponowanie dalszych kroków, w tym drogi sądowej.

Czy klient płaci za samo uruchomienie windykacji?

Wynagrodzenie ma formę prowizji płatnej po odzyskaniu pieniędzy.

Jakie narzędzia są wykorzystywane w procesie?

W procesie windywakci wykorzystywane są m.in. telefony do dłużnika, monity i wezwania do zapłaty, kampanie e-mailowe, SMS-y, wpis do KRD BIG SA, a w wybranych sprawach także windykacja terenowa.

Czy windykacja polubowna musi oznaczać zerwanie relacji z kontrahentem?

Nie. W Kaczmarski Inkasso działania są prowadzone w sposób nastawiony nie tylko na odzyskanie pieniędzy, ale również na utrzymanie pozytywnych relacji biznesowych.

Co jeśli dłużnik spłaci kwotę główną, ale nie odsetki?

Według aktualnego modelu współpracy możliwy jest wykup wierzytelności z tytułu odsetek albo skierowanie sprawy do dochodzenia na drodze sądowej przy wsparciu dedykowanej kancelarii prawnej.