Jak odzyskać pieniądze od kontrahenta, który nie płaci faktury?

Ten poradnik dotyczy pieniędzy za towary i usługi w relacjach między firmami. Pomoże Ci zdecydować, co zrobić samodzielnie, kiedy skorzystać ze wsparcia i jakie informacje przygotować, aby sprawnie przekazać sprawę.

Klient nie płaci faktury co zrobić najpierw

Zanim ponownie zadzwonisz, sprawdź, czy kwota i termin zapłaty wynikają z uzgodnień oraz czy pieniądze rzeczywiście nie wpłynęły. Uwzględnij częściowe wpłaty i korekty. Ustal też, czy faktura trafiła do właściwej osoby.

Zbierz w jednym miejscu:

• umowę, zamówienie lub korespondencję potwierdzającą warunki współpracy;
• fakturę oraz ewentualne korekty;
• dowody dostarczenia towaru lub wykonania usługi;
• historię wpłat, reklamacji i ustaleń dotyczących zapłaty;
• aktualne dane firmy oraz kontakt do osoby decyzyjnej.

Taki zestaw pozwala oddzielić przeoczenie w księgowości od sporu o wykonanie umowy. W obu przypadkach oczekujesz zapłaty, ale potrzebujesz innych argumentów i dokumentów.

Jak przypomnieć o płatności żeby nie stracić klienta

Napisz krótko, której faktury dotyczy zaległość, ile pozostało do zapłaty i kiedy minął termin. Poproś o konkretną datę przelewu. Spokojny, rzeczowy kontakt pomaga wyjaśnić problem bez oceniania kontrahenta.

Wiadomość może brzmieć tak:

„Dzień dobry, nie odnotowaliśmy zapłaty faktury nr [numer] z terminem płatności [data]. Do rozliczenia pozostaje [kwota] zł. Proszę o sprawdzenie i informację, kiedy zostanie wykonany przelew. Jeśli płatność została już zlecona, proszę o przesłanie potwierdzenia”.

Po rozmowie telefonicznej wyślij podsumowanie. Zapisz uzgodnioną kwotę i datę. Dzięki temu przy kolejnym kontakcie obie strony mogą odnieść się do tych samych ustaleń.

Nie musisz wybierać między dbaniem o relację a dochodzeniem zapłaty. Pomocne są przewidywalne zasady: konkretny termin, potwierdzenie ustaleń i reakcja, jeśli klient ich nie dotrzymuje.

Kontrahent obiecuje przelew ale nadal nie płaci co dalej

Jeżeli kolejne deklaracje nie prowadzą do wpłaty, zmień sposób działania. Zamiast przyjmować następną ogólną obietnicę, poproś o datę i kwotę płatności. Jeśli klient proponuje raty, ustal harmonogram na piśmie i sprawdzaj każdą wpłatę.

Przykład: masz do odzyskania 18 000 zł. Klient trzeci raz zapowiada, że zapłaci „w przyszłym tygodniu”. Potrzebujesz konkretnego planu: kiedy wpłaci pierwszą kwotę i jak rozliczy resztę. Brak takiego planu lub niedotrzymanie pierwszego terminu to powód, aby przekazać sprawę do dalszej analizy.

Nie uzależniaj swojej reakcji wyłącznie od liczby dni opóźnienia. Znaczenie ma również to, czy kontrahent odpowiada, wyjaśnia sytuację i realizuje uzgodnienia. O przyczynach szybkiej reakcji przeczytasz w artykule „Jak szybko odzyskać należność”.

Co zrobić gdy kontrahent nie odbiera telefonu

Przejdź na udokumentowany kontakt. Wyślij wiadomość na używany w relacji biznesowej adres i przygotuj wezwanie do zapłaty. Zachowaj korespondencję oraz dowody wysłania lub doręczenia pisma.

Zamiast mnożyć telefony bez odpowiedzi, uporządkuj informacje potrzebne do kolejnego kroku. Sprawdź dane adresowe firmy, zanotuj ostatni skuteczny kontakt i zbierz wcześniejsze deklaracje zapłaty. Przekaż te informacje firmie windykacyjnej lub prawnikowi razem z dokumentami należności.

Jak napisać wezwanie do zapłaty za fakturę

Wezwanie powinno jasno wskazywać, kto żąda zapłaty, od kogo, za co i w jakim terminie. Zadbaj o to, aby kontrahent mógł łatwo ustalić, jak rozliczyć zaległość.

Wpisz:

• dane obu firm;
• podstawę żądania, np. umowę i numery faktur;
• pozostałą do zapłaty kwotę, z uwzględnieniem wcześniejszych wpłat;
• pierwotny termin płatności;
• dodatkowy termin zapłaty i numer rachunku;
• kontakt do wyjaśnienia rozliczeń;
• informację o rozważanym dalszym kroku, np. dochodzeniu zapłaty przed sądem.

Możesz wyznaczyć np. 7 dni na zapłatę. To przykładowy termin organizacyjny, a nie uniwersalny wymóg dla wszystkich spraw. Jeśli pismo ma służyć również przekazaniu danych do KRD, musi spełniać odrębne wymagania dotyczące treści i doręczenia.

Czy można odzyskać pieniądze bez sądu

Tak. Kontrahent może zapłacić po przypomnieniu, wezwaniu lub w wyniku negocjacji. Windykacja polubowna polega na działaniach zmierzających do dobrowolnej spłaty, bez egzekucji komorniczej.

Tę drogę warto rozważyć, gdy klient nie kwestionuje rozliczenia, ale odkłada przelew, albo gdy samodzielny kontakt nie przynosi już efektu. Negocjacje mogą dotyczyć zapłaty całości lub realnego harmonogramu rat.

Nie ma jednak gwarancji porozumienia. Jeżeli kontrahent podważa wykonanie umowy, trzeba ocenić jego zarzuty i dowody. Przy bliskim przedawnieniu potrzebna jest szybka ocena prawna, aby rozmowy nie opóźniły czynności chroniących roszczenie.

Kiedy przekazać niezapłaconą fakturę firmie windykacyjnej

Rozważ wsparcie, kiedy dalsze samodzielne próby nie prowadzą do zapłaty ani wiarygodnych ustaleń. Nie musisz najpierw przez kilka miesięcy wysyłać kolejnych przypomnień.

Sygnałem do zmiany działania może być powtarzające się niedotrzymywanie terminów, urwany kontakt, kilka zaległych faktur lub rosnące obciążenie Twojego zespołu obsługą jednej sprawy. Przy wyborze firmy zapytaj o zakres działań, rozliczenie, dostęp do informacji i sposób postępowania w razie braku spłaty.

Kaczmarski Inkasso prowadzi windykację polubowną, a sprawy wymagające działań sądowych i egzekucyjnych obsługuje we współpracy z Kancelarią Prawną VIA LEX. Postępy przekazanych spraw można sprawdzać w Panelu Klienta Wingo. [2]

Ile kosztuje odzyskanie pieniędzy z niezapłaconej faktury

Koszt zależy od wybranego sposobu dochodzenia zapłaty i warunków obsługi. Przed podpisaniem umowy sprawdź podstawę naliczania prowizji, rozliczenie częściowych wpłat i zakres usługi.

W Kaczmarski Inkasso analiza sprawy jest bezpłatna, a rozpoczęcie windykacji polubownej nie wymaga opłaty wstępnej. Wynagrodzenie jest naliczane od faktycznie odzyskanej kwoty. Prowizja może zaczynać się od 9%, ale ta stawka nie dotyczy automatycznie każdej sprawy. Konkretną ofertę poznajesz po analizie, przed rozpoczęciem współpracy. [3]

Koszty postępowania sądowego i egzekucyjnego wymagają osobnego sprawdzenia. Więcej wyjaśniamy w poradniku „Ile kosztuje windykacja faktury”.

Czy mogę doliczyć odsetki i koszty odzyskiwania należności

W transakcjach handlowych możesz mieć prawo do odsetek za opóźnienie, jeśli wykonałeś swoje świadczenie i nie otrzymałeś zapłaty w terminie. Trzeba dobrać właściwy rodzaj odsetek i stawki dla okresu opóźnienia. [4]

Do wstępnego oszacowania kwoty możesz wykorzystać kalkulator odsetek Kaczmarski Inkasso. Sprawdź jego założenia: narzędzie ma charakter poglądowy, wskazuje stosowaną stawkę i nie dolicza rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Po spełnieniu ustawowych warunków przysługuje również rekompensata w równowartości:

• 40 euro, gdy świadczenie pieniężne nie przekracza 5000 zł;
• 70 euro, gdy przekracza 5000 zł, ale jest niższe niż 50 000 zł;
• 100 euro, gdy wynosi co najmniej 50 000 zł.

Ustawa określa kurs przeliczenia na złote. Ponad rekompensatę można dochodzić uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności w zakresie przewidzianym przepisami. Nie oznacza to automatycznego zwrotu każdej prowizji. [4]

Czy mogę zgłosić niezapłaconą fakturę do KRD

Przekazanie informacji o zobowiązaniu firmy do Krajowego Rejestru Długów wymaga spełnienia warunków ustawowych. W typowej ścieżce dotyczącej przedsiębiorcy łączna wymagalna zaległość wobec wierzyciela musi wynosić co najmniej 500 zł, a opóźnienie co najmniej 30 dni.

Potrzebne jest też odpowiednie wezwanie z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania danych, nazwą i adresem biura. Co do zasady musi upłynąć co najmniej miesiąc od jego wysłania lub doręczenia w sposób przewidziany przepisami. To podstawowe warunki — przed wpisem sprawdź pełną procedurę, w tym zasady dotyczące sprzeciwu. Po spłacie trzeba zadbać o aktualizację danych. [6]

Wpis nie zastępuje wyroku i sam nie prowadzi do zajęcia rachunku bankowego.

Kiedy skierować sprawę do sądu i czy potrzebny jest komornik

Droga sądowa może być potrzebna, gdy kontrahent nadal nie płaci albo spór wymaga rozstrzygnięcia. Nie jest zarezerwowana wyłącznie dla wysokich kwot. Decyzję warto poprzedzić oceną dokumentów, kosztów, przedawnienia i możliwości uzyskania zapłaty.

Firma windykacyjna nie ma uprawnień komornika. Podstawą egzekucji jest co do zasady tytuł wykonawczy, np. odpowiednio zaopatrzony w klauzulę wykonalności wyrok lub nakaz zapłaty. Sama faktura nie wystarcza, aby komornik zajął rachunek kontrahenta. [7]

Uzyskanie orzeczenia nie gwarantuje odzyskania całej kwoty. Znaczenie ma również majątek, z którego można prowadzić egzekucję. Więcej o jednym z rodzajów orzeczeń przeczytasz w artykule „Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym”.

Czy wezwanie do zapłaty chroni przed przedawnieniem

Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Nie robi tego również samo przekazanie sprawy firmie windykacyjnej. Nie zakładaj więc, że prowadzone rozmowy automatycznie zabezpieczają termin. [8]

O terminie przedawnienia decyduje rodzaj roszczenia i właściwe przepisy. Nie ma jednej daty dla wszystkich faktur. Jeśli należność jest starsza, ustal termin przed dalszym oczekiwaniem na przelew. Przykłady znajdziesz w poradniku „Kiedy przedawnia się niezapłacona faktura”.

Jak zlecić odzyskanie pieniędzy online

Sprawę możesz przekazać przez Panel Klienta Wingo dostępny pod adresem www.wingo.pl. Przygotuj dane kontrahenta, kwotę pozostającą do zapłaty, termin płatności i dokumenty potwierdzające należność. Przed rozpoczęciem działań poznaj i zaakceptuj warunki obsługi. W panelu możesz później sprawdzać status przekazanej sprawy. [2] Szczegółową instrukcję znajdziesz w poradniku „Windykacja online – jak zlecić fakturę do windykacji w 5 minut”.

Jeżeli nie wiesz, którą drogę wybrać, zacznij od bezpłatnej analizy sprawy w Kaczmarski Inkasso. Pozwala ona ustalić proponowany sposób działania i warunki współpracy. [2]

Dodatkowe pytania przedsiębiorców

Czy mogę odzyskać pieniądze jeśli nie mam podpisanej umowy

Brak podpisanego dokumentu nie musi przekreślać sprawy. Znaczenie mogą mieć zamówienia, wiadomości i dowody wykonania świadczenia. W niektórych przypadkach przepisy wymagają jednak określonej formy umowy. Dlatego do oceny przekaż całą dokumentację, nie tylko fakturę. [8]

Klient kwestionuje fakturę czy mogę żądać zapłaty

Najpierw ustal, co dokładnie kwestionuje: zakres prac, jakość, cenę czy całą transakcję. Zbierz dokumenty odnoszące się do konkretnych zarzutów. Samo wystawienie faktury nie rozstrzyga sporu o wykonanie umowy. Przy spornej należności potrzebna może być ocena prawna.

Co jeśli kontrahent zapłacił tylko część faktury

Zaktualizuj saldo i przekaż informację o wpłacie osobie prowadzącej sprawę. Dalsze żądanie musi uwzględniać rozliczenie wpłat, a sposób ich zaliczenia może wymagać sprawdzenia. Nie wysyłaj kolejnych pism z nieaktualną kwotą.

Ile trwa odzyskanie pieniędzy od kontrahenta

Nie ma jednego terminu. Czas zależy m.in. od reakcji kontrahenta, dokumentów, ewentualnego sporu i tego, czy potrzebny będzie sąd. Termin rozpoczęcia działań przez usługodawcę nie jest terminem otrzymania pieniędzy przez wierzyciela.

Czy firma windykacyjna kupuje moją fakturę

Zlecenie windykacji nie oznacza sprzedaży wierzytelności. Przy windykacji zlecasz działania w celu uzyskania spłaty. Przy sprzedaży wierzytelności zmienia się jej właściciel. Są to odrębne rozwiązania i wymagają innych ustaleń.

Masz niezapłaconą fakturę i kolejne przypomnienia nie pomagają? Przekaż sprawę do bezpłatnej analizy Kaczmarski Inkasso. Poznaj proponowane działania oraz warunki współpracy i zdecyduj o następnym kroku. [2]

Źródła

[1] Jak szybko odzyskać należność

[2] Oferta Kaczmarski Inkasso i dostęp do Panelu Klienta Wingo

[3] Ile kosztuje windykacja faktury

[4] Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych — zwłaszcza art. 7–10

[5] Kalkulator odsetek Kaczmarski Inkasso

[6] Ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych — zwłaszcza art. 15, 15a i 29

[7] Krajowa Rada Komornicza — pytania i odpowiedzi o egzekucji

[8] Kodeks cywilny — m.in. art. 60, 73 oraz 118–123

[9] Kiedy przedawnia się niezapłacona faktura