Ile kosztuje windykacja faktury?

W Kaczmarski Inkasso nie ma opłaty wstępnej za rozpoczęcie windykacji polubownej, a wcześniejsza analiza sprawy jest bezpłatna. Klient płaci za pozytywny efekt działań (success fee) — prowizja jest naliczana od faktycznie odzyskanej kwoty.

Standardowa prowizja Kaczmarski Inkasso określona w Ogólnych Warunkach Umowy ** (OWU) wynosi 18%, jednak po analizie konkretnej sprawy możemy zaproponować indywidualną stawkę — już od 9%. Stawka 9% nie obowiązuje automatycznie dla każdej sprawy - wysokość prowizji zależy m.in. od rodzaju i wartości należności oraz czasu opóźnienia płatności. Przed zleceniem windykacji i podpisaniem umowy przedsiębiorca poznaje i akceptuje konkretną zaproponowaną przez doradcę stawkę oraz zasady rozliczenia. Dzięki temu wie, na jakich zasadach zostanie rozliczona usługa i jaki będzie koszt, jeśli pieniądze uda się odzyskać.

Co oznacza success fee w windykacji?

Success fee to wynagrodzenie za efekt działań. Przedsiębiorca przekazuje niezapłaconą fakturę do windykacji, a firma windykacyjna podejmuje działania zmierzające do odzyskania pieniędzy od kontrahenta. W tym modelu firma windykacyjna otrzymuje prowizję wtedy, gdy wyegzekwuje pieniądze od dłużnika, również w przypadku częściowej spłaty należności. Przykładowo: jeśli kontrahent spłaci część zadłużenia, podstawą obliczenia prowizji jest odzyskana kwota, a nie cała wartość przekazanej sprawy.

Dla wierzyciela ma to ważną zaletę: nie musi na początku wykładać kolejnych pieniędzy tylko po to, aby rozpocząć starania o zapłatę faktury, której kontrahent już nie uregulował. Nie ponosi też kosztów, jeżeli pieniędzy nie uda się polubownie odzyskać.

W Kaczmarski Inkasso stawka prowizji jest uzgadniana z klientem przed rozpoczęciem działań, a wynagrodzenie jest naliczane, gdy Twoja sprawa jest pozytywnie zakończona.

Od czego zależy prowizja za windykację faktury?

Nie każda niezapłacona faktura wymaga takiego samego nakładu pracy. Dlatego cena windykacji nie powinna być wyliczana wyłącznie na podstawie stałego procentu – jednakowego dla wszystkich.

Na wysokość prowizji wpływają przede wszystkim:

• wartość należności – przy większych kwotach możliwa jest niższa stawka procentowa,
• wiek długu – świeżą fakturę zazwyczaj łatwiej odzyskać niż taką, która jest przeterminowana od wielu miesięcy,
• rodzaj i stopień trudności sprawy – znaczenie ma m.in. to, czy dłużnik uznaje zobowiązanie, czy je kwestionuje,
• dokumentacja – umowa, zamówienie, faktura, protokół odbioru czy potwierdzenie wykonania usługi pomagają wykazać zasadność żądania zapłaty,
• sytuacja dłużnika – inaczej wygląda sprawa aktywnej firmy, która opóźnia przelew, a inaczej przedsiębiorstwa z poważnymi problemami finansowymi.

Dlatego końcową stawkę warto poznać po analizie konkretnej należności, a nie oceniać koszt windykacji tylko na podstawie hasła „Prowizja już od…”.

Jak policzyć koszt windykacji?

Przykład:

Załóżmy, że firma ma niezapłaconą fakturę na 100 tys. zł. Po analizie sprawy uzgodniona prowizja wynosi 12%. Jeśli uda się odzyskać całe 100 tys. zł, koszt usługi wyniesie 12 tys. zł.

Przy należności o większej wartości stawka procentowa może być niższa. Dlatego przedsiębiorca przed podpisaniem umowy na obsługę powinien zapytać nie tylko: jaki jest procent?, ale także: od jakiej kwoty będzie liczona prowizja, kiedy trzeba ją zapłacić i co obejmuje usługa windykacji polubownej?

Czy tania windykacja zawsze oznacza lepszą ofertę?

Niekoniecznie. Załóżmy, że jedna firma proponuje niższą prowizję, ale prowadzi ograniczone działania i odzyskuje niewielką część należności. Druga pobiera wyższą stawkę, ale dzięki skuteczniejszym negocjacjom odzyskuje całą fakturę.

Dla przedsiębiorcy powinna się liczyć kwota, która ostatecznie wróci na jego konto, a nie sam procent prowizji widoczny w cenniku.

Przy porównywaniu ofert warto więc sprawdzić, czy firma rozlicza się za efekt, jakie działania są zawarte w cenie, jak długo prowadzi sprawę, czy klient ma dostęp do informacji o jej przebiegu i co się dzieje, gdy windykacja polubowna nie wystarczy. W takim przypadku Kaczmarski Inkasso oferuje kompleksową obsługę, zapewniając wsparcie, którego udziela Kancelaria Prawna VIA LEX. Może ona skierować sprawę do sądu, prowadzić ją i nadzorować działania komornika po korzystnej dla klienta decyzji sądu.

Warto też pamiętać o czasie. Badanie „Cierpliwość przedsiębiorców w oczekiwaniu na zapłatę”, przeprowadzone przez IMAS International na zlecenie Kaczmarski Inkasso, pokazało, że 40 proc. firm z sektora MŚP przekazuje nieuregulowane faktury do windykacji między 15. a 30. dniem po terminie płatności. To ważne, bo im szybciej trafią one do negocjatorów, tym większe szanse na odzyskanie pieniędzy. Badani przedsiębiorcy, którzy korzystali z działań firm windykacyjnych, wskazywali przede wszystkim na ich skuteczność, kompleksowość działań oraz oszczędność czasu.

Czy kosztem windykacji można obciążyć dłużnika?

W transakcjach handlowych wierzyciel może dochodzić od dłużnika kosztów związanych z odzyskiwaniem należności. Podstawą jest Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Przepisy przewidują także stałą rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5 tys. zł, 70 euro, gdy jest wyższa niż 5 tys. zł, ale niższa niż 50 tys. zł, oraz 100 euro, gdy wynosi co najmniej 50 tys. zł. Rekompensata przysługuje wierzycielowi bez wezwania, od dnia, w którym nabywa on prawo do odsetek za opóźnienie.

Jeżeli faktycznie poniesione koszty odzyskiwania należności są wyższe niż ustawowa rekompensata, wierzyciel może również domagać się zwrotu nadwyżki – pod warunkiem, że jej wysokość jest uzasadniona. Nie oznacza to więc, że na dłużnika można automatycznie przenieść dowolnie ustaloną opłatę za windykację.

Jak wygląda windykacja na koszt dłużnika w Kaczmarski Inkasso?

Wierzyciel może skorzystać z dochodzenia od nierzetelnego kontrahenta poniesionych kosztów windykacji. Najpierw odzyskiwana jest sama należność, a następnie klient płaci prowizję wynikającą z umowy i może dochodzić jej zwrotu od dłużnika zgodnie z przepisami.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się skorzystać z tego rozwiązania, Kaczmarski Inkasso może bez dodatkowej opłaty procedować odzyskanie tej należności od dłużnika.

To ważna kwestia. Koszt usługi windykacyjnej nie zawsze musi bowiem pozostać po stronie firmy, która nie dostała pieniędzy na czas.

Firmy znają możliwość odzyskania kosztów, ale nie zawsze z niej korzystają

Pokazują to wyniki badania „Gra o dług – znajomość przepisów regulujących odzyskiwanie należności wśród MŚP”, przeprowadzonego przez IMAS International na zlecenie Kaczmarski Inkasso. 81 proc. badanych przedsiębiorców wiedziało, że koszty windykacji można przenieść na dłużnika, ale tylko 59 proc. z tej grupy faktycznie korzystało z tej możliwości. W mikrofirmach robiło to zaledwie 38 proc. badanych.

Co ciekawe, tylko co 4. przedsiębiorca stosujący takie rozwiązanie prawidłowo wskazał, jak ono działa: najpierw wierzyciel płaci za usługę odzyskania należności, a następnie dochodzi poniesionego kosztu od dłużnika. To pokazuje, że część przedsiębiorców może rezygnować z profesjonalnej windykacji z obawy przed kosztem, choć nie sprawdziła wcześniej, czy ten wydatek może później odzyskać.

Czy za nieskuteczną windykację trzeba zapłacić?

Nie. W modelu success fee nieskuteczność windykacji polubownej nie powoduje naliczenia prowizji.

Tak działa Kaczmarski Inkasso: wynagrodzenie jest związane z odzyskaniem pieniędzy. Trzeba jednak zawsze przeczytać warunki umowy, ponieważ mogą być w niej opisane inne sytuacje powodujące powstanie opłaty, np. wycofanie zlecenia albo rozliczenie się z dłużnikiem w inny sposób niż zwykły przelew.

Czy windykacja sądowa kosztuje tyle samo?

Nie. Prowizja za windykację polubowną i koszty postępowania sądowego lub egzekucyjnego to różne kwestie.

Jeżeli negocjacje z dłużnikiem nie przynoszą rezultatu i wierzyciel chce skierować sprawę do sądu, mogą pojawić się m.in. opłaty sądowe oraz koszty obsługi prawnej. Dlatego przed przejściem do kolejnego etapu warto poznać możliwe wydatki i ocenić je w stosunku do wartości długu oraz szans na odzyskanie pieniędzy.

Ile więc kosztuje windykacja faktury? Krótka odpowiedź

Koszt windykacji faktury zależy przede wszystkim od wartości i wieku należności oraz charakteru sprawy. Najczęstszym sposobem rozliczenia jest prowizja od odzyskanej kwoty.

W Kaczmarski Inkasso nie ma opłaty wstępnej za rozpoczęcie windykacji polubownej, a prowizja zaczyna się już od 9% odzyskanej należności. Klient płaci po sukcesie, czyli wtedy, gdy uda się wyegzekwować pieniądze od kontrahenta. Co więcej, w transakcjach handlowych przepisy pozwalają wierzycielowi dochodzić od dłużnika kosztów poniesionych na windykację.

Dlatego patrząc na cenę, warto przyjrzeć się bliżej nie tylko prowizji, ale też sprawdzić model rozliczeń, zakres działań, skuteczność firmy i możliwość odzyskania poniesionych kosztów od nierzetelnego kontrahenta.

**OWU Kaczmarski Inkasso – aktualne dane na dzień 26.10.2026 r.