„Jak Bóg da, to zapłacę” - kiedy tłumaczenie dłużnika sygnalizuje problem, a kiedy to gra na czas

Rozpoznanie intencji dłużnika-przedsiębiorcy i tego, co faktycznie stoi za jego tłumaczeniami to podstawa windykacji polubownej. Dlatego negocjator dopytuje, kiedy firma spodziewa się przelewu, o jaką kwotę chodzi i czy może wcześniej uregulować choć część długu.

Badanie „Czy dłużnik to jeszcze klient”, zrealizowane na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w 2026 r. wśród MŚP, pokazuje, że w ciągu ostatnich 18 miesięcy z opóźnionymi płatnościami zetknęło się 83 proc. przedsiębiorstw. Mimo to 74 proc. nadal współpracuje przynajmniej z częścią partnerów, którzy wcześniej zapłacili ze znacznym opóźnieniem. U 85 proc. z nich problem później się powtórzył.

– Samo „czekam na pieniądze od klienta” niewiele nam mówi. Ważniejsze jest to, co przedsiębiorca odpowiada na kolejne pytania. Czy wie, kiedy ma dostać pieniądze. Czy może zapłacić część należności wcześniej. Czy potrafi pokazać dokumenty potwierdzające to, co mówi albo przedstawić plan spłaty. Gdy problem jest rzeczywisty, rozmowa zwykle staje się coraz bardziej konkretna. Natomiast jeśli ktoś tylko odwleka zwrot należności, zaczyna wtedy wspominać o kolejnych okolicznościach, nowych terminach i kolejnych osobach, od których rzekomo wszystko zależy – mówi Jakub Kostecki, wiceprezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Z doświadczeń Kaczmarski Inkasso wynika, że najczęściej dłużnicy tłumaczą brak zapłaty tym, że sami czekają na pieniądze. Negocjatorzy słyszą: „Klient mi nie płaci, dlatego nie mam”, „Jak klient mi zapłaci za inne zlecenie, to wtedy ja jemu”.

Dłużnik kwestionuje część, nie płaci całości

Część przedsiębiorców podważa samą zasadność należności. Mówią: „Klient nie wykonał prawidłowo usługi”, „Do wystawionych faktur nie ma umowy ani protokołu”, albo że faktura obejmuje kwotę, której dłużnik nie uznaje. Jeden z negocjatorów opisuje przypadek, kiedy zleceniodawca kwestionował 15 tys. zł z faktury opiewającej na 50 tys. zł, ale nie chciał oddać nawet tych 35 tys. zł, których nie podważał. Inny nie zamierzał wypłacić pieniędzy przedsiębiorcy za malowanie, bo odcień na ścianie był jaśniejszy niż się spodziewał.

W branży budowlanej podmioty bardzo często uzależniają płatność dla podwykonawców od swoich rozliczeń z głównym inwestorem. Jeden z przedsiębiorców tłumaczył: „Nie mogę uzyskać protokołu odbioru. Inwestor mnie blokuje, muszę wykonywać dodatkowe prace, poprawki”. Negocjator sprawdza wtedy, czy problem rzeczywiście dotyczy faktury wystawionej przez wierzyciela, czy dłużnik próbuje powiązać zapłatę ze swoimi rozliczeniami z innym kontrahentem.

Nie każde tłumaczenie jest wymówką

Nie każde takie wyjaśnienie okazuje się wymówką. Negocjatorzy wskazują przypadki, w których umowy, e-maile albo SMS-y potwierdziły wersję dłużnika. W jednej ze spraw firma zamówiła usługę wartą kilkadziesiąt tysięcy złotych na potrzeby większego projektu, w którym uczestniczyła. Końcowy odbiorca wycofał się jednak już po wykonaniu pracy. Przedstawione dokumenty potwierdziły, że znalazła się ona w trudnej sytuacji. Specjaliści Kaczmarski Inkasso zetknęli się też z przedsiębiorcą z branży meblarskiej, którego klienci nagle przestali składać nowe zamówienia oraz z firmą budowlaną zmagającą się z poważnymi problemami kadrowymi.

Granica między wymówką a rzeczywistym sporem nie zawsze jest więc widoczna na początku rozmowy. Dopiero szczegóły pozwalają ocenić sytuację. Przedsiębiorcy powołują się na choroby, śmierć bliskiej osoby, utratę lokalu czy drastyczny spadek zamówień. Takich argumentów nie można automatycznie traktować jako wybiegu.

Doświadczenie negocjatora pomaga więc odróżnić niespójne wyjaśnienia od prawdziwego kryzysu w firmie. Jego rolą jest wnikliwe sprawdzenie, czy za tłumaczeniem, które słyszy, stoją fakty. Dopiero po takiej weryfikacji można ocenić czy warto rozłożyć płatność na raty, domagać się szybkiej zapłaty czy skierować sprawę do sądu.

Najpierw urlop, potem zapłata

Inaczej wyglądają rozmowy, w których przedsiębiorca nie wyjaśnia sytuacji, tylko stale przesuwa moment podjęcia decyzji. „Musimy zweryfikować dokumentację”, „Czekam na finansowanie” albo po prostu „Nie dostałem faktury” – takie odpowiedzi negocjatorzy odnotowują regularnie.

Czasem właściciele przerzucają odpowiedzialność za przelew na księgową albo inną osobę w firmie lub próbują odwlec rozmowę: „Tak, jestem prezesem, ale to księgowa wszystko wie. Ja mam dostęp do konta, tylko jak jestem w biurze”, „Wypoczywam na urlopie”, „Jadę autem, nie mogę teraz rozmawiać, proszę zadzwonić za tydzień”.

Bywają też zadziwiające wymówki, np. „Zamówiłem całą paletę towaru, ale jeszcze się nie sprzedał, więc dlaczego mam płacić?”, „Komornik zajął mi konto”, „Jak Bóg da, to zapłacę”.

W windykacji polubownej sama deklaracja zapłaty nie wystarcza. Negocjator, po ustaleniu stanu faktycznego, proponuje konkretną datę, kwotę pierwszej raty i dalszy sposób spłaty. Wtedy szybko widać, czy przedsiębiorca dotrzyma ustaleń, czy będzie szukał kolejnych powodów zwłoki.

Według badania Kaczmarski Inkasso „Postrzeganie firm windykacyjnych 2026” niemal 70 proc. przedsiębiorców znających co najmniej jedną firmę z tej branży uważa, że przekazanie sprawy negocjatorom zwiększa szansę na odzyskanie długu, a 62 proc. – że pozwala odzyskać pieniądze szybciej niż postępowanie sądowe. 48 proc. jest przekonanych, że specjaliści mogą prowadzić windykację bez pogarszania relacji między kontrahentami.

– W windykacji łatwo pomylić obietnicę z ustaleniami. „Zapłacę w przyszłym tygodniu” brzmi dobrze, dopóki tydzień później nie słyszymy tego samego. Dlatego patrzymy na działania, a nie na samą deklarację. Czasem będzie to przelew części należności, innym razem dokumenty potwierdzające spór albo zaakceptowanie harmonogramu spłaty. Jeśli po każdej rozmowie dłużnik podaje inny powód opóźnienia, a na konto wierzyciela nie wpływa żadna kwota, negocjator dostaje jasny sygnał, że problemem nie są już wyjaśnienia, lecz brak decyzji o zapłacie – podsumowuje Jakub Kostecki.