Czym jest nota obciążeniowa i kiedy jest stosowana?

Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, zwana też notą księgową, to dokument finansowy, który jako przedsiębiorca możesz zastosować w sytuacji, gdy konieczne jest udokumentowanie transakcji, na którą nie możesz tak po prostu wystawić faktury VAT. O jakich konkretnie transakcjach czy zdarzeniach gospodarczych mowa? Notę obciążeniową możesz wykorzystać, m.in. po to, by:

• udokumentować naliczone kontrahentom kary umowne;
• udokumentować naliczone odsetki za opóźnienia w płatnościach;
• dokonać korekty błędów popełnionych w dokumentach księgowych;
• przenieść na nabywcę koszty niepodlegające opodatkowaniu;
• udokumentować żądanie wypłaty odszkodowania;
• obciążyć kosztami pracowników, którzy zniszczyli firmowe mienie.

Zobacz także: Forma prawna działalności gospodarczej – jakie są rodzaje? Co wybrać?

Klasyfikacja not księgowych

Istnieje wiele klasyfikacji not księgowych, które dzielą je na kilka różnych rodzajów w zależności od przyjętego kryterium. Ze względu na przeznaczenie noty można wyróżnić takie typy, jak:

• Nota księgowa obciążeniowa – służy do dokumentowania przychodów i kosztów, które nie są opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
• Nota księgowa uznaniowa – dokument księgowy wystawiany przez stronę, która jest winna należność drugiej stronie i przy pomocy tego dokumentu fakt ten uznaje.
• Nota księgowa uznaniowo-obciążeniowa – dokument będący jednocześnie notą obciążeniową i uznaniową. Stosuje się go w sytuacji, gdy jednocześnie się obciąża i uznaje obciążenie.

Nieco inaczej wygląda klasyfikacja, gdy za kryterium podziału przyjmiemy rodzaj odbiorcy. Dzieli ona noty księgowe na:

• Notę księgową zewnętrzną – jest wystawiana w celu dokonania rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi.
• Nota księgowa wewnętrzna – jest wystawiana do zapisania transakcji lub operacji księgowych wewnętrznie w ramach firmy, bez konieczności przekazywania jej na zewnątrz.

Czy nota obciążeniowa jest fakturą?

Nota obciążeniowa nie jest fakturą, choć oba te dokumenty mają swoje znaczenie w relacjach handlowych i finansowych. Nota księgowa informuje o obciążeniu konta klienta, podczas gdy faktura jest dokumentem fiskalnym potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług. Nota obciążeniowa nie spełnia wszystkich wymagań faktury, dlatego nie można jej traktować jako dokumentu fiskalnego ani jako dokumentu uprawniającego do odliczenia podatku VAT.

Faktura stanowi z kolei dokument fiskalny wystawiany przez sprzedawcę lub usługodawcę, potwierdzający sprzedaż towarów lub usług na określoną kwotę. Zawiera szczegółowe informacje, takie jak m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, podatek VAT oraz łączną kwotę do zapłaty, czyli wszystkie elementy wymagane przez ustawę o rachunkowości.

Jaką formę ma nota obciążeniowa?

Nota księgowa nie jest fakturą, co oznacza, że nie dotyczą jej zapisy ustawy o rachunkowości, która wskazuje wprost na obowiązkowe element, jakie muszą pojawić się w treści każdej faktury. Nie oznacza to jednak, że notę obciążeniową przedsiębiorcy mogą stosować w dowolny sposób i zamieszczać na niej dowolne informacje.

Nota obciążeniowa – mimo że nie jest fakturą – stanowi dokument księgowy, a to oznacza, że musi spełniać wymagania, jakie ustawodawca sformułował dla tego rodzaju pism. Wymogi formalne dla dokumentów księgowych również definiuje ustawa o rachunkowości, jednak w innym artykule niż w przypadku faktur – mowa tu o art. 21. Zgodnie z jego treścią nota obciążeniowa jako dokument księgowy musi zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
• datę dokonania operacji, a jeśli dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nie ma jednego, zunifikowanego wzoru noty obciążeniowej. Sporządzając dokument tego typu pamiętaj, żeby zajrzeć do wspomnianej wyżej ustawy.

Czy nota obciążeniowa musi być własnoręcznie podpisana?

Nie – obowiązują tu analogiczne zasady jak w przypadku faktur. Noty nie trzeba podpisywać odręcznym podpisem i jak najbardziej można ją dostarczać zainteresowanym w formie elektronicznej – nie ma wymogu, by była ona w formie papierowej.

Zobacz także: Zajęcie komornicze – jak przebiega egzekucja długów?

Kiedy nota obciążeniowa jest kosztem?

Nota obciążeniowa może być uznana za koszt lub przychód dla celów podatkowych zgodnie z polskim prawem podatkowym i ujęta w KPiR, co potwierdza Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. § 11 ust. 3 dokumentu wskazuje, że:

„Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej «fakturami», wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym […];
3. inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie”.

Jeżeli nota obciążeniowa spełnia wymogi formalne i zawiera wszystkie wymagane przepisami elementy, jak najbardziej można ją ująć w KPiR. Musisz jednak pamiętać, że ujmuje się ją jedynie w KPiR i nie ma ona wpływu na rejestr VAT.

Jak skutecznie odzyskać należność od kontrahentów?

Nota księgowa pozwala dokumentować kary umowne oraz odsetki za opóźnienia w płatnościach od kontrahentów. Chociaż samo dokumentowanie takich operacji nie sprawia na ogół większych trudności, negocjowanie i egzekwowanie swoich należności od nierzetelnych partnerów biznesowych już takie łatwe nie jest. W wielu przypadkach konieczne bywa wezwanie do zapłaty, dochodzenie swoich praw przed sądem, a w skrajnych przypadkach egzekucja z majątku dłużnika.

Aby usprawnić cały proces, uniknąć błędów i zwiększyć szansę na odzyskanie długu, warto skorzystać z profesjonalnej pomocy. Eksperci Kaczmarski Inkasso chętnie udzielą Ci niezbędnego wsparcia i przeprowadzą przez wszystkie procedury – niezależnie od tego, czy interesują Cię mediacje z kontrahentami, wezwanie do zapłaty, windykacja, czy egzekucja długu.