Strefa wiedzy
Termin płatności faktury – jak go wyliczyć?
Termin płatności faktury to kluczowy element w relacjach handlowych, który bezpośrednio wpływa na płynność finansową przedsiębiorstwa. Jego właściwe ustalenie może przełożyć się nie tylko na terminowość płatności, lecz także na ogólną sytuację finansową firmy. Termin płatności faktury ma również duże znaczenie dla nabywców – terminowe uregulowanie zobowiązania pozwala utrzymać dobre relacje biznesowe i uniknąć odsetek za opóźnienie. Jak prawidłowo wyliczyć termin płatności faktury? O jakich zasadach wspomina Kodeks cywilny?
Czym jest termin płatności faktury?
Termin płatności faktury to określony czas, w którym nabywca zobowiązany jest do uregulowania należności za dostarczone towary lub usługi. Termin płatności może być ustalony na podstawie umowy między stronami lub wskazany bezpośrednio na fakturze. Choć nie ma prawnego obowiązku umieszczania terminu płatności na fakturze, jego obecność jest zalecana, ponieważ ułatwia to proces dochodzenia należności.Najczęściej spotykane terminy płatności to 7, 14, 21 lub 30 dni od daty wystawienia faktury, jednak w wielu branżach standardem jest stosowanie znacznie dłuższych terminów płatności. Doskonale zdają sobie z tego sprawę przedsiębiorcy działający w branży handlowej, transportowej czy budowlanej, gdzie nierzadko odroczenie płatności o kilka tygodni czy miesięcy staje się warunkiem nawiązania współpracy biznesowej.
Co w sytuacji, gdy na fakturze nie widnieje termin płatności? W przypadku braku ustalonej daty płatności przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym nakładają obowiązek dokonania płatności niezwłocznie po otrzymaniu faktury. Dodatkowo w transakcjach między przedsiębiorcami termin płatności nie może przekraczać 60 dni, chyba że strony ustalą inaczej.
Odroczony termin płatności – jakie niesie ze sobą ryzyko?
Odroczony termin płatności faktur wiąże się z różnymi ryzykami, które mogą negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorcy. Zaliczają się do nich m.in.:- Ryzyko niewypłacalności kontrahenta – nieuregulowanie faktury w ustalonym czasie może prowadzić do poważnych problemów finansowych dla sprzedającego, w tym utraty płynności finansowej. Nawet jedna niezapłacona faktura może skutkować trudnościami w regulowaniu własnych zobowiązań i wywołać efekt domina, prowadząc do dalszych opóźnień w płatnościach.
- Ryzyko zatorów płatniczych – długie terminy płatności mogą prowadzić do zatorów płatniczych, które z kolei wpływają na zdolność przedsiębiorcy do realizacji bieżących zobowiązań.
- Ryzyko handlowe – odroczony termin płatności zwiększa ryzyko handlowe związane z nielojalnym zachowaniem kontrahenta. Może on nie tylko opóźniać płatności, lecz również całkowicie ich unikać, co stawia przedsiębiorcę w trudnej sytuacji.
Ponadto oferowanie kontrahentom odroczonych terminów płatności może utrudnić przedsiębiorcy prognozowanie przyszłych przychodów i zarządzanie budżetem. Niekontrolowane opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do niepewności finansowej i trudności w planowaniu wydatków. Co więcej, w przypadku braku zapłaty konieczne może być podjęcie działań windykacyjnych, co generuje dodatkowe koszty i obciążenia dla firmy. Proces odzyskiwania należności może okazać się długi i kosztowny.
Jak wyliczyć termin płatności faktury?
Aby prawidłowo ustalić termin płatności faktury, należy stosować się do zapisów Kodeksu cywilnego. Z jego treści (art. 111) wynika, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia. Nieco inne zasady obowiązują w przypadku terminów wyrażonych w tygodniach czy miesiącach (art. 112):„Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia”.
W kontekście ustalania terminu płatności faktury warto wspomnieć również o art. 115, który wspomina o dniach wolnych od pracy:
„Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą”.
Jak krok po kroku ustalić termin płatności dla konkretnej faktury?
Jeśli ma on być liczony od daty wystawienia faktury, pierwszym dniem będzie ten następujący po dniu wystawienia. Przykładowo, jeśli faktura została wystawiona 1 października, to pierwszym dniem terminu płatności będzie 2 października. Następnie dodajemy liczbę dni określoną w terminie płatności. Jeśli ustalono np. 14-dniowy termin, to płatność powinna być dokonana do 15 października. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (np. święto) lub sobotę, datę płatności przesuwa się na następny dzień roboczy.Czy termin płatności może być zmieniony po wystawieniu faktury?
Termin płatności faktury jak najbardziej może zostać zmieniony po jej wystawieniu. Aby to zrobić, strony muszą wcześniej dojść do porozumienia w tej kwestii. Zmiana terminu płatności może być udokumentowana na kilka sposobów:- Jeżeli termin płatności był wykazany na fakturze, można wystawić notę korygującą, która określi nowy termin zapłaty.
- Jeśli termin płatności wynika z umowy między stronami, zmiana ta powinna być udokumentowana poprzez spisanie aneksu do umowy. Musi on zawierać szczegółowe informacje dotyczące nowego terminu płatności.
- Można także ustalić nowy termin płatności w formie pisemnego porozumienia obu stron, które będzie stanowić dowód na akceptację przez nie zmiany.
Jak odzyskać środki z przeterminowanych faktur?
Odroczenie terminu płatności to ukłon w stronę kontrahenta i jednocześnie akceptacja większego ryzyka przez sprzedającego. Co w sytuacji, gdy ryzyko to się zmaterializuje i faktura mimo odroczonego terminu nie zostanie opłacona? Warto wiedzieć, jakie kroki podjąć w takiej sytuacji, gdyż istotną rolę odgrywa tu czas.Pierwszym krokiem powinno być skontaktowanie się z kontrahentem, aby ustalić przyczynę opóźnienia w płatności. Często może to być zwykłe niedopatrzenie. Jeśli kontakt nie przynosi efektów, warto wysłać formalne wezwanie do zapłaty. Powinno ono być dostarczone listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, co stanowi dowód w przypadku dalszych działań prawnych. Kolejny etap stanowi stanowią na ogół ewentualne mediacje i negocjacje. W wielu przypadkach dłużnik zgadza się na rozłożenie płatności na raty. Jeśli powyższe działania nie przyniosą pożądanych rezultatów, można rozważyć wniesienie sprawy do sądu. Warto jednak pamiętać, że proces ten bywa czasochłonny i kosztowny.
Aby zwiększyć szansę na odzyskanie długu i jednocześnie pozbyć się problemu jego samodzielnego dochodzenia, warto rozważyć przekazanie sprawy profesjonalistom. Specjaliści Kaczmarski Inkasso, bazując na swoim doświadczeniu i wiedzy, będą w stanie pomóc Ci nawet w najtrudniejszych przypadkach.
Dlaczego warto rozważyć przekazanie działań windykacyjnych profesjonalistom? Powodów jest co najmniej kilka:
- firmy windykacyjne dysponują wiedzą i doświadczeniem w skutecznym dochodzeniu należności, co zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy, często już na etapie działań z zakresu windykacji polubownej;
- przekazując sprawę specjalistom, przedsiębiorca oszczędza czas, który mógłby poświęcić na samodzielne działania windykacyjne;
- wezwania do zapłaty wysyłane przez profesjonalistów mogą być traktowane poważniej przez dłużników niż te wysyłane przez samego wierzyciela;
- firmy windykacyjne potrafią lepiej ocenić sytuację finansową dłużnika i dostosować strategię odzyskiwania należności do konkretnego przypadku.
- Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, jak możemy wesprzeć Cię w odzyskaniu należnych Ci pieniędzy.